Sebagian besar organisasi mengharuskan karyawan mereka untuk mengetahui cara menulis jenis laporan tertentu. Misalnya, profesional penjaminan mutu harus tahu cara menulis laporan kualitas. Laporan kualitas membantu mengevaluasi sistem kontrol organisasi saat ini yang dirancang untuk memastikan kualitas produk, layanan, dan proses. Laporan kualitas yang terorganisir dengan baik dapat digunakan oleh para profesional lain untuk membantu meningkatkan produk dan proses organisasi.
Gunakan catatan Anda. Saat meninjau proses penjaminan kualitas dalam suatu organisasi, Anda harus mencatat secara terperinci tentang apa prosesnya, bagaimana proses itu diterapkan oleh karyawan dan seberapa efektif tampaknya.
Gunakan bahasa sederhana dalam laporan kualitas Anda. Kalimat pendek dan frasa sederhana adalah cara ideal untuk menyampaikan maksud Anda dan memastikan bahwa semua profesional dapat dengan mudah memahami konten laporan Anda.
Ketikkan abstrak untuk laporan kualitas Anda. Abstrak adalah ringkasan dari semua bagian laporan Anda. Ringkas setiap bagian dalam sekitar dua hingga lima kalimat. Tujuannya adalah bagi siapa saja yang membaca abstrak untuk mengetahui apakah membaca seluruh laporan akan sepadan dengan waktu mereka.
Tambahkan bagian untuk informasi latar belakang. Ini harus mencakup departemen atau proses yang sedang dianalisis, orang-orang yang membantu dalam analisis dan tujuan laporan kualitas.
Sertakan bagian untuk temuan Anda. Saat menganalisis departemen atau proses, Anda harus memperhatikan bagaimana proses diselesaikan, karyawan yang terlibat dan seberapa efektif proses tampaknya bagi organisasi. Semua detail ini perlu dimasukkan dalam bagian ini. Data atau perhitungan dapat dicantumkan secara terpisah dan dilampirkan pada laporan.
Akhiri laporan kualitas Anda dengan bagian inferensi. Bagian ini akan menawarkan kesimpulan dan rekomendasi Anda untuk meningkatkan proses yang Anda amati. Berikan banyak detail saat menawarkan saran. Gunakan detail visual yang sesuai, seperti bagan dan grafik. Semakin banyak detail dan contoh yang dapat Anda berikan di bagian ini, semakin berguna laporan kualitas Anda.
