Meningkatkan turnaround time (TAT) dalam pengaturan laboratorium klinis - misalnya, berapa lama untuk memproses sampel atau menguji dan mengembalikan hasilnya - menggunakan metode enam sigma. Six sigma mengukur peluang kualitas dan kegagalan dan bekerja untuk menghilangkan cacat berdasarkan pada inisiatif peningkatan kinerja berbasis data. Istilah "cacat per juta peluang" atau DPMO memberikan kualitas ideal 99,9 persen. Keberhasilan penggunaan prosedur six-sigma seringkali membutuhkan perubahan besar dalam sistem pengukuran dan desain proses.
Tentukan layanan yang diberikan, seperti analisis urin atau analisis darah, dan ukur waktu pergantian saat ini secara keseluruhan. Minta pelanggan untuk mendefinisikan harapannya dan menganalisis kesenjangannya. Gunakan kenaikan pengukuran terkecil yang tersedia, seperti detik atau menit. Misalnya, pelanggan menginginkan waktu giliran 30 menit untuk tes darah hemoglobin, dan saat ini Anda menghasilkan 60 menit. Tujuan dalam hal ini adalah untuk mengurangi waktu belokan saat ini hingga 30 menit.
Hapus variasi dulu. Tentukan setiap langkah utama proses seperti asupan pelanggan, pembaruan komputer, penarikan sampel, sampel berlabel, pengujian sampel, pengujian divalidasi, hasil yang dicatat, pemberitahuan pelanggan, dan tagihan pelanggan. Visualisasikan seluruh proses dengan membuat bagan alur tingkat atas.
Instruksikan karyawan untuk menangani setiap permintaan dengan proses masuk-masuk / keluar-pertama yang seragam sehingga ketika terjadi masalah, ia menerima visibilitas. Fokus pada aliran dan jangan biarkan karyawan mengesampingkan pekerjaan untuk klarifikasi karena “situasi pengecualian” ini menyebabkan 80 persen variasi dalam output.
Pusatkan upaya untuk memastikan proses yang konsisten bahkan jika proses tersebut belum menghasilkan hasil yang Anda butuhkan.
Ukur setiap sub-langkah dalam proses untuk melihat berapa lama. Dalam hal ini, kami menemukan bahwa kami memiliki 5 menit untuk asupan pelanggan, 20 menit menunggu, 7 menit untuk pengambilan darah, 1 menit untuk pelabelan, 2 menit untuk analisis, dan 20 menit menunggu sebelum petugas memberitahukan hasil kepada pelanggan. Dalam hal ini, waktu tunggu atau antrian adalah apa yang memakan waktu giliran. Sesuaikan proses untuk meminimalkan waktu tunggu.
Untuk melakukan ini, identifikasi area yang menunjukkan limbah, seperti kelebihan produksi (membuat hal-hal yang tidak perlu seperti salinan), keterlambatan (menunggu), transportasi (memindahkan data atau peralatan), gerakan terbuang (berjalan, penekanan tombol yang tidak bernilai tambah), inventaris (salah kelola, tidak cukup, terlalu banyak) dan membuat produk yang cacat (menambah pekerjaan ke sesuatu yang sudah rusak).
Kembangkan cara-cara untuk memperlancar aliran proses dan komunikasi dengan mengatur ulang waktu atau memindahkan pekerjaan, mengkonsolidasikan tugas, menyingkirkan aktivitas yang tidak dihargai, dan menambahkan mesin atau personil.
Benchmark laboratorium pesaing untuk membandingkan bagaimana mereka menangani layanan laboratorium klinis. Selidiki peluang untuk menerapkan perangkat lunak baru, teknologi dan metode baru untuk meningkatkan akurasi dan responsif.
Pastikan sistem pengukuran konsisten antara penyedia dan pelanggan. Misalnya, pelanggan dapat mengukur proses sampai pada titik mereka menerima hasil sedangkan penyedia dapat mengukur proses hingga titik pembayaran. Periksa kebutuhan nyata dari keinginan untuk menekan waktu belokan dan mengatasi bidang-bidang khusus ini setiap kali.
Kontrol proses dengan mengukur input untuk memastikan langkah-langkah dalam proses tetap konsisten. Selidiki anomali dan cari tahu mengapa masalah terjadi. Bersikap proaktif terhadap variasi dengan meningkatkan metode pelatihan dan perekrutan. Jika satu teknisi membutuhkan waktu lebih lama dari yang lain, cari tahu alasannya.
Misalnya, selama tahap pengambilan darah, pasien dibawa ke ruangan, tourniquet melilit lengannya, teknisi mengambil jarum di satu tangan dan swab di tangan lainnya. Setelah menyeka area, teknisi menembus vena dengan jarum, dan melepaskan tourniquet dan kemudian mengambil darah. Mereka mengambil label yang sudah diformat dan menempelkannya ke sampel darah dan meletakkannya di area tes. Teknisi lain berbicara tanpa henti, mengambil darah dengan cara yang sama tetapi alih-alih memberi label dan meletakkan sampel darah di area tes, mereka membawa pelanggan keluar pintu, dan lupa untuk menempatkan sampel di area tes hingga satu jam kemudian. Ini akan menjadi variasi yang perlu dihilangkan untuk meningkatkan proses.
Geser kurva lonceng secara perlahan dan metodis, secara bertahap. Jika tujuannya adalah untuk mengurangi waktu belokan sebanyak 50 persen atau 30 menit secara keseluruhan, maka berusahalah untuk mengurangi detik dari setiap langkah proses. Tetapkan batas kontrol atas dan bawah yang realistis dengan memeriksa hasil saat ini. Misalnya, jika proses pengambilan darah rata-rata memakan waktu 7 menit, atur batas bawah menjadi 60 detik dan batas atas menjadi 420 detik. Setiap kali pengambilan darah membutuhkan waktu lebih lama dari 420 detik, cari tahu mengapa dan menghilangkan masalah. Setiap kali tugas dalam proses disempurnakan untuk mengambil lebih sedikit waktu, waktu giliran keseluruhan akan berkurang, membuat Anda lebih dekat dan lebih dekat ke tujuan Anda.
Kiat
-
Model pemikiran kritis DMAIC atau Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control digunakan untuk perbaikan proses enam-sigma.
Peringatan
Bekerja untuk meningkatkan satu area proses dapat berdampak negatif pada area lain, jadi sadari perubahan dan pengaruhnya terhadap keseluruhan output proses. Tidak masuk akal untuk menyempurnakan akhir proses jika bagian awal dari proses adalah di mana waktu terbuang sia-sia.
