Jika Anda ketahuan menggunakan telepon dengan kolega yang bertele-tele atau pelanggan, apa yang seharusnya menjadi panggilan telepon yang cepat dan sederhana dapat mengambil sebagian besar dari hari Anda. Daripada mencoba untuk melakukan banyak tugas sementara penelepon mengoceh terus, Anda harus menggunakan beberapa teknik bijaksana untuk mengakhiri panggilan secepat mungkin tanpa mengorbankan kesopanan atau meninggalkan etiket dasar. Setelah menyelesaikan urusan yang ada, Anda dapat keluar dengan anggun dan sopan dari telepon.
Fokus pada masalah yang dihadapi. Pertahankan agar percakapan tetap terpusat pada tujuan untuk panggilan itu dan hindari percakapan ringan. Jika orang yang Anda ajak bicara mulai beralih ke topik yang tidak terkait, dengan lembut arahkan dia kembali ke masalah yang lebih relevan. Jangan takut untuk maju saat melakukan ini. Jika orang yang Anda ajak berbicara melayang ke topik lain, bawalah kembali dengan mengatakan, "Tapi tentang …" dan sebutkan poin utama lagi. Ini akan membuat penelepon tahu bahwa subjek yang ada adalah hal yang paling penting. Juga sebutkan bahwa Anda “tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktunya.” Ini adalah cara yang keras, tetapi sopan, untuk menjaga panggilan telepon tetap pada jalurnya.
Ajukan pertanyaan tertutup agar tidak ada masalah dengan topik utama. Daripada menanyakan waktu yang tepat untuk bertemu, tanyakan, "Apakah pukul 10 akan menjadi waktu yang tepat untuk bertemu?" Pertanyaan tertutup hanya akan memiliki sejumlah jawaban, paling banyak dua atau tiga, dan ini akan membuat percakapan tetap spesifik untuk subjek yang dihadapi.
Ringkas panggilan telepon untuk memastikan bahwa Anda telah mengurus semuanya. Mengulangi masalah dan bagaimana penanganannya. Dengan cepat, "Saya akan mengambil informasi itu dan memberikan laporan kepada Anda pada akhir hari," menegaskan bahwa semuanya telah diurus.
Tanyakan apakah ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk membantu, atau hal-hal lain tentang topik yang perlu didiskusikan. Sekali lagi, perkuat tujuan panggilan dan jangan mengalihkan pembicaraan ke topik lain. Gunakan frasa seperti "Jadi, apakah ini menyelesaikan masalah Anda dengan laporan pengeluaran?", Atau "Apakah ada hal lain yang bisa saya sertakan dalam paket ini untuk Anda?" Ketika panggilan Anda mencapai kesimpulannya, orang di ujung sana kemungkinan akan mengakui bahwa, tidak, tidak ada hal lain pada topik itu untuk didiskusikan.
Berterima kasih kepada penelepon untuk waktunya, atau untuk menelepon (tergantung pada siapa yang memulai panggilan). Biarkan dia tahu bahwa Anda akan menindaklanjuti dengan cara apa pun yang sesuai dengan situasi tersebut. Gunakan "Semoga harimu menyenangkan" atau "Terima kasih telah menelepon" untuk mengakhiri panggilan. Hindari perpisahan yang lama di mana Anda bertukar terlalu banyak basa-basi.
Kiat
-
Jika Anda tahu rekan kerja tertentu memiliki kecenderungan untuk berbicara terlalu lama, kirim email kapan saja memungkinkan untuk mengatasi masalah atau mengajukan pertanyaan.
