Apakah Anda bekerja di pusat panggilan atau menjalankan bisnis Anda sendiri dan berbicara dengan klien, mengakhiri panggilan telepon di a sopan dan profesional sangat penting. Anda ingin kesan terakhir pelanggan harus menjadi yang baik. Langkah-langkah dasar untuk menutup percakapan telepon sangat mudah. Namun, orang-orang adalah individu dan beberapa dari mereka memerlukan sedikit lebih banyak keahlian daripada yang lain.
Membungkus Segala Sesuatu
Setelah Anda menjawab pertanyaan penelepon, melakukan pemesanan, atau menyelesaikan masalah, sekarang saatnya untuk menyelesaikannya. Mulailah dengan bertanya kepada penelepon apakah ada hal lain yang dapat Anda bantu. Setelah mengatasi masalah tambahan, lakukan hal berikut:
- Ringkaslah secara singkat apa yang Anda bicarakan dan apa yang dicapai.
- Jelaskan apa yang terjadi selanjutnya. Misalnya, Anda mungkin berkata: "Pesanan Anda akan dikirim dalam 24 hingga 48 jam."
- Berterima kasih kepada penelepon karena menghubungi Anda dan menyampaikan penghargaan Anda untuk bisnisnya.
- Undang penelepon untuk menghubungi Anda lagi untuk apa pun yang dia butuhkan.
- Tutup dengan ungkapan sopan seperti: "Semoga harimu menyenangkan" atau "Aku menikmati percakapan kami."
- Tunggu sampai penelepon menutup telepon terlebih dahulu.
The Chatty Caller
Terkadang Anda mendapat penelepon yang terlalu banyak bicara. Keluar dari panggilan tersebut dengan sopan tetapi dengan cepat mempersingkat waktu penelepon untuk penelepon lain dan memungkinkan Anda untuk menangani lebih banyak panggilan. Biasanya, klien ini terus menyimpang dari tujuan panggilan. Kendalikan pembicaraan dengan memberi tahu pelanggan bahwa panggilan itu berakhir dan menariknya kembali ke pokok pembicaraan. Misalnya, Anda dapat mengatakan: "Saya memiliki panggilan lain yang menunggu.Sebelum Anda pergi, saya ingin memastikan bahwa kami sudah menangani semuanya. "Kemudian mulailah dengan rangkuman penutup percakapan Anda. Jika penelepon mulai mengembara ke luar topik, tarik dia kembali dengan pertanyaan langsung yang memiliki jawaban ya atau tidak sederhana Setelah Anda mengucapkan terima kasih kepada klien untuk bisnisnya, isyarat panggilan itu berakhir dengan frasa yang jelas seperti "Saya senang saya bisa menyelesaikan masalah ini untuk Anda. Nikmati sisa harimu."
Penelepon Kesal dan Masalah yang Tidak Terselesaikan
Kadang-kadang klien marah ketika mereka menelepon, atau marah karena Anda belum dapat menyelesaikan masalah dengan kepuasan mereka selama panggilan telepon. Dalam situasi ini, mulailah meringkas panggilan dengan mengingatkan klien tentang apa pun yang telah dicapai. Katakan padanya apa langkah selanjutnya. Misalnya, Anda mungkin berjanji untuk memeriksa pesanan yang hilang dan menelepon kembali pada hari berikutnya. Jika Anda berjanji untuk menghubungi penelepon, pastikan Anda menindaklanjutinya. Ketika Anda mengucapkan selamat tinggal, tekankan pentingnya dan nilai penelepon untuk organisasi Anda.
