Pelatihan adalah jantung dari setiap operasi bisnis. Apakah mengajar ucapan dan layanan pelanggan atau menggunakan teknologi canggih, bisnis yang berkomitmen untuk pelatihan menikmati staf yang lebih efisien dan produktif dan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik daripada mereka yang tidak. Beberapa kategori bisnis memiliki persyaratan pelatihan yang diamanatkan secara hukum. Microsoft Office Suite memiliki dua opsi untuk melacak pelatihan karyawan: Microsoft Excel atau Microsoft Access. Sistem Excel dapat diterapkan oleh siapa saja dengan pengalaman spreadsheet dasar. Access, bagaimanapun, memberikan metode yang lebih canggih untuk pelaporan dan pelacakan.
Unggul
Buatlah daftar judul sesi pelatihan yang diharapkan akan diselesaikan karyawan. Pada spreadsheet baru, masukkan judul kolom ini: "Nama Depan," "Nama Belakang" dan topik atau nama sesi di setiap kolom berikutnya, menggunakan sebanyak yang diperlukan. Kolom untuk nomor karyawan atau pengenal lainnya juga dapat ditambahkan. Pilih perintah "Print Titles" dari grup "Page Setup" pada tab "Page Layout" pada Ribbon dan buat baris "Title". Masukkan "$ 1: $ 1" di bidang "Judul Baris".
Masukkan nama semua karyawan dan nomor identifikasi apa pun di kolom yang sesuai.
Pilih sel "A1" dan, sambil menahan tombol kiri mouse ke bawah, seret untuk memilih semua baris dan semua kolom di mana data akan dimasukkan. Pilih perintah "Format sebagai Tabel" di grup "Gaya" pada tab "Beranda". Verifikasi bidang "Rentang Data" dan centang kotak yang mengatakan "Tabel saya memiliki Tajuk."
Pilih semua baris dan kolom di mana tanggal pelatihan akan dimasukkan. Pada tab "Beranda", pilih format tanggal yang disukai dari kotak dropdown "Umum" di grup "Nomor". Simpan spreadsheet.
Masukkan tanggal yang sesuai di kolom dan baris yang benar ketika seorang karyawan menyelesaikan pelatihan yang diperlukan. Menggunakan format "Tabel" memungkinkan penyortiran satu klik menurut kolom saat menyiapkan laporan. Simpan spreadsheet setelah setiap entri data baru.
Mengakses
Buat database Access baru. Ganti nama "Tabel 1" sebagai "Catatan Pelatihan Karyawan" atau nama alternatif yang disukai. Buka "Table Design View" dari grup "View" pada tab "Home". Bidang pertama, "ID," ditetapkan sebagai kunci utama secara default. Akses akan memberi nomor otomatis pada bidang ini atau dengan menggunakan panel "Bidang Properti", Anda dapat membuat mask atau pemformatan lain untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda, seperti menambahkan nomor ID karyawan.
Masukkan nama bidang ini dan bidang lainnya untuk mengambil data yang diinginkan, seperti "Nama Depan," "Nama Belakang," "Topik Pelatihan" atau "Tanggal Selesai." Bidang lain yang akan direkam mungkin termasuk "Nilai," "Kinerja" dan "Catatan atau Komentar." Tetapkan tipe data dan properti format yang sesuai. Ingatlah untuk memilih "Tanggal / Waktu" untuk tipe data bidang "Tanggal".
Simpan meja. Beralih ke "Tampilan Tabel" di grup "Tampilan" pada tab "Beranda".
Pilih "Form Wizard" dari grup "Forms" pada tab "Create" untuk membuka kotak dialog desain. Pilih setiap "Bidang yang Tersedia" yang diinginkan dari kolom kiri dan pindah ke kolom "Bidang yang Dipilih" dengan menekan tombol ">" untuk masing-masing bidang atau ">>" untuk memindahkan semua bidang sekaligus. Klik tombol "Selanjutnya".
Pilih tata letak yang diinginkan untuk formulir dari kotak dialog "Layout". Klik tombol "Selanjutnya". Beri nama "Formulir" di kotak dialog berikutnya atau pertahankan kecocokan default ke nama tabel. Putuskan apakah akan menerima formulir yang dirancang oleh Wizard atau memodifikasi desain. Jika memodifikasi formulir, klik tombol "Next". Jika menggunakan desain default, klik tombol "Selesai". Simpan formulir.
Isi data untuk setiap karyawan dan sesi pelatihan ketika informasi tersedia. Gunakan tampilan "Formulir" untuk entri data dan tampilan "Tabel" untuk memfilter data dan membuat laporan. Catatan disimpan secara otomatis ketika data dimasukkan.
Kiat
-
Excel memungkinkan untuk pencarian dan laporan sederhana berdasarkan secara eksklusif pada penyortiran. Akses memungkinkan penyimpanan dan pelaporan catatan yang canggih, yang memungkinkan beberapa filter untuk membuat laporan oleh karyawan, sesi pelatihan atau bidang lain atau pemilihan data. Nama bidang akses tidak boleh memiliki ruang; buat teks bahasa biasa untuk memunculkan kolom laporan. Misalnya, bidang "TrainingSessionName" mungkin diberi judul "Sesi Pelatihan" untuk laporan.
Peringatan
Jangan menggunakan nomor Jaminan Sosial sebagai nomor identifikasi karyawan; ini membuka bisnis untuk tanggung jawab pencurian identitas.
