Memberikan program pelatihan dan pengembangan untuk karyawan adalah cara yang efektif untuk meningkatkan kinerja dan motivasi individu, serta mencapai keberhasilan organisasi. Pelatihan karyawan dapat mempersiapkan pekerja baru dan berpengalaman dengan keterampilan yang diperlukan untuk menerima tugas yang lebih kompleks atau tugas pekerjaan yang lebih bertanggung jawab. Namun, staf sumber daya manusia memiliki tugas tambahan selain memberikan pelatihan kerja dan pengembangan yang sebenarnya. Melacak pelatihan karyawan memiliki banyak tujuan, dua di antaranya termasuk memperbarui kualifikasi karyawan dan memastikan pelatihan perusahaan Anda memenuhi tujuan pembelajaran. Metode yang digunakan untuk melacak partisipasi dan penyelesaian pelatihan karyawan bervariasi sesuai dengan ukuran perusahaan, kemampuan TI, jenis program pelatihan dan keahlian staf sumber daya manusia.
Dokumentasikan program pelatihan dan pengembangan karyawan untuk organisasi kecil menggunakan metode paling sederhana, seperti mendapatkan tanda tangan karyawan untuk mengakui karyawan menghadiri dan menyelesaikan pelatihan yang diperlukan. Tambahkan formulir pengakuan yang ditandatangani ke file personalia karyawan. Metode ini sering digunakan ketika seorang karyawan menyelesaikan orientasi perekrutan baru, pelatihan keselamatan kerja wajib atau pelatihan kepemimpinan. Jenis dokumentasi dapat berupa formulir pengakuan rutin, atau bentuk yang lebih canggih yang menunjukkan bahwa karyawan sepenuhnya partisipatif selama sesi pelatihan. Salinan ujian, ulasan, dan catatan kehadiran akan menjadi bagian dari metode pelacakan jenis ini.
Kembangkan pemantauan jaringan atau komputer untuk melacak pelatihan karyawan. Karyawan dapat menerima materi pelatihan dan pengembangan yang ditawarkan melalui intranet perusahaan Anda atau Internet melalui tanda tangan elektronik. Jika materi pelatihan perusahaan Anda dikembangkan dan diposting oleh sumber daya TI in-house, sertakan sistem pelacakan yang mendokumentasikan skor, waktu, dan penyelesaian karyawan. Metode ini bisa efektif, terutama bagi karyawan yang menyelesaikan pelatihan mandiri dan bagi pengusaha yang memelihara catatan personel elektronik. Mengakses catatan pelatihan adalah tugas yang jauh lebih sederhana ketika departemen sumber daya manusia dan TI bekerja sama untuk merancang sistem yang mampu memantau pelatihan karyawan.
Gunakan alat penilaian kinerja perusahaan Anda untuk melacak pelatihan karyawan. Ketika manajer dan karyawan bertemu untuk membahas peringkat kinerja tahunan dan menetapkan standar dan tujuan kinerja untuk tahun mendatang, ini adalah waktu yang tepat untuk meninjau catatan pelatihan. Rapat penilaian kinerja tahunan memberi manajer peluang untuk menentukan efektivitas pelatihan karyawan, dan mendapatkan umpan balik dari karyawan tentang apakah pelatihan itu membantu dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaan mereka. Percakapan dua arah tentang pelatihan, menggunakan dokumentasi sebagai metode pelacakan cadangan juga berguna untuk mengevaluasi metode pelatihan yang berhasil.
