Melacak disiplin karyawan adalah tanggung jawab utama penyelia atau manajer. Salah satu definisi disiplin adalah penegakan aturan dan kebijakan perusahaan. Karena masalah hukum tertentu, seperti diskriminasi dan pelecehan, semua tindakan disipliner perlu didokumentasikan secara tertulis. Meskipun disiplin terbaik adalah "disiplin diri," sayangnya masalah karyawan ada di tempat kerja. Karena itu diperlukan fokus formal pada disiplin.
Item yang Anda butuhkan
-
Laporan insiden
-
Dokumentasi investigasi
-
Dokumentasi tindakan disipliner
-
Pisahkan file dengan kunci
Selidiki laporan insiden atau pelanggaran apa pun. Yang terbaik adalah berada di sisi yang aman daripada di luar dan menjalankan dengan tindakan disiplin jika fakta tidak dapat diandalkan. Menerima tindakan disiplin apa pun adalah urusan serius. Jika tidak ditangani secara profesional, mungkin ada konsekuensi hukum bagi perusahaan. Beberapa perusahaan menggunakan spreadsheet Excel untuk melacak tindakan disipliner, tetapi kerahasiaan adalah masalah.
Dokumentasikan kejadian tersebut secara tertulis. Jika tidak secara tertulis, itu tidak pernah terjadi. Tergantung pada kebijakan perusahaan, insiden atau pelanggaran pertama dapat diatasi dengan peringatan lisan. Meski begitu, lengkapi formulir yang benar dengan tanggal, karyawan yang terlibat, dan semua kapan, di mana, siapa, mengapa, dan pertanyaan apa yang dijawab. Bahkan jika itu hanya peringatan lisan, dokumentasikan secara tertulis dan minta ditandatangani oleh karyawan dan penyelia. Tempatkan dokumen dalam file yang terpisah, terkunci, di folder personalia.
Tulis dengan jelas dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Berhati-hatilah dalam mengungkapkan kemarahan atau emosi lain apa pun dalam dokumentasi. Perlu diingat bahwa orang lain dapat melihatnya, bahkan pengacara karyawan. Pertahankan obyektivitas dan rasa hormat terhadap karyawan. Setiap kali file digunakan, pastikan itu dikembalikan ke tempat yang tepat, di bawah kunci dan kunci.
Atur file terpisah di folder personalia. Tindakan disipliner harus selalu didokumentasikan secara tertulis dan ditempatkan dalam arsip karyawan. Untuk melindungi privasi karyawan, banyak perusahaan memisahkan file-file ini dari informasi lain. Masih ada argumen pro dan kontra tentang pelacakan disiplin karyawan dalam paket perangkat lunak.
Kiat
-
Bagikan informasi tentang kebijakan dan prosedur dengan semua karyawan.
Jelaskan program disiplin dalam orientasi karyawan baru Anda.
Peringatan
Jika Anda menggunakan program perangkat lunak untuk melacak dokumentasi disiplin, berhati-hatilah dengan kata sandi.
Ingat Undang-Undang Privasi dan hak karyawan untuk menjaga kerahasiaan dalam hal tindakan disipliner.
