Undang-undang Standar Perburuhan Federal mengatakan perusahaan harus melacak jam kerja karyawan, tetapi tidak menentukan caranya. Meskipun ini berarti Anda dapat menggunakan apa saja dari lembar masuk berbasis kertas ke sistem komputer yang kompleks, perusahaan pada akhirnya bertanggung jawab untuk memastikan bahwa lembar waktu itu benar - bukan karyawan. Karena alasan ini, metode ini tidak sepenting menemukan sistem yang bekerja dan tetap menggunakannya secara konsisten.
Persyaratan Pelacakan
FLSA mensyaratkan bahwa catatan penggajian mencakup data spesifik mengenai jam kerja dan upah yang diterima karyawan. Tidak peduli bagaimana Anda melacak jam karyawan, data jam kerja harus menyertakan waktu dan hari dimulainya minggu kerja karyawan, jam kerja setiap hari dan total jam kerja setiap minggu. Selain itu, Anda harus menyimpan dokumen sumber - seperti kartu waktu, jadwal kerja, dan tiket kerja - selama dua tahun, baik di lokasi atau di lokasi penyimpanan pusat di luar lokasi.
Pelacakan Waktu Standar
Pelacakan waktu standar bekerja untuk karyawan penuh waktu dan paruh waktu, apakah mereka bekerja dengan jam yang sama atau berbeda setiap minggu. Dengan pelacakan standar, karyawan harus memencet dan mengeluarkan menggunakan jam waktu elektronik atau komputer, dua hingga empat kali setiap hari tergantung pada apakah mereka istirahat makan. Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, Anda dapat menetapkan kebijakan, seperti mencatat waktu hingga lima menit terdekat atau sepersepuluh dari satu jam, yang menyumbang perbedaan kecil antara catatan jam dan jam aktual yang bekerja karena tidak semua karyawan dapat masuk atau keluar pada waktu yang bersamaan.
Pelacakan Pengecualian
Anda dapat merekam jam menggunakan pelacakan pengecualian untuk karyawan administrasi atau lainnya yang biasanya bekerja pada jam yang sama setiap minggu. Dengan pelacakan pengecualian, Anda membuat formulir yang menunjukkan jam kerja standar dan mengharuskan karyawan untuk mencatat waktu hanya jika bervariasi dari hari kerja normal. Misalnya, jika hari kerja biasanya dimulai pukul 8 pagi dan seorang karyawan tiba pada pukul 8:10 pagi, tetapi bekerja sepanjang hari seperti biasa, waktu mulai akan menunjukkan pengecualian dan jam kerja hari itu akan menjadi 10 menit singkat.
Melacak Karyawan Luar Situs
Sebagian besar bisnis menggunakan perangkat lunak komputer untuk melacak jam kerja bagi karyawan yang bekerja di rumah atau di luar lokasi. Pelacakan waktu virtual mencatat kehadiran secara real time, paling sering hingga detik. Atur program untuk dijalankan secara otomatis ketika pengguna masuk ke komputer kerjanya untuk mengurangi kemungkinan karyawan lupa untuk masuk. Dengan begitu, layar pertama yang dilihat karyawan setiap pagi adalah kartu waktu virtualnya. Opsi untuk rentang waktu virtual mulai dari program gratis hingga perangkat lunak berpemilik.
