Di banyak tempat kerja, memorandum berfungsi sebagai sarana komunikasi yang nyaman dan efektif. Dengan menjawab pertanyaan dalam nota, alih-alih dalam komunikasi tatap muka, Anda dapat meningkatkan jumlah pekerja yang dijangkau oleh jawaban Anda dan memberikan dokumen fisik atau elektronik kepada para referensi di kemudian hari seandainya mereka lupa jawaban yang Anda berikan. Untuk memastikan memo Anda seefektif mungkin, format komunikasi Anda dengan benar, dan susun dengan hati-hati dengan audiens Anda.
Buat judul memo. Sertakan "Tanggal:" diikuti dengan tanggal penuh di mana Anda mengirim memo Anda, "Kepada:" dengan penjelasan tentang siapa Anda mengirim nota ke, "Dari:" dengan nama Anda, dan "Subjek:" dengan deskripsi singkat dari subjek. Jika menyiapkan memorandum Anda melalui email, tajuk ini kemungkinan sudah ada untuk Anda. Jika mengetik memo Anda, letakkan semua informasi ini di bagian atas memo, selaras ke kiri.
Tempatkan pertanyaan di baris subjek. Jika pertanyaan yang Anda ajukan terlalu panjang, padatkan dengan mempersingkat menjadi dua atau tiga kata yang bermakna. Jika Anda berencana untuk menjawab lebih dari satu pertanyaan dalam memorandum Anda, daftarkan subjek pertanyaannya, diikuti dengan “T&J” untuk mengingatkan karyawan tentang isi memo tersebut. Dengan menempatkan pertanyaan ini atau notasi Q&A di baris subjek, Anda membuatnya lebih mudah bagi karyawan untuk menemukan memo jika mereka perlu referensi nanti.
Jawab pertanyaan atau pertanyaan dengan singkat namun jelas. Karyawan menginginkan jawaban atas pertanyaan mereka, bukan bertele-tele. Dengan menjaga jawaban Anda jelas dan singkat, Anda dapat meningkatkan kemungkinan bahwa pembaca dapat memahami jawaban dan meresponsnya secara efektif.
Beri tahu karyawan siapa yang harus mereka hubungi jika mereka membutuhkan informasi tambahan. Jika Anda ingin menjernihkan kebingungan mengenai pertanyaan itu sendiri, minta mereka untuk berbicara dengan Anda. Jika ada departemen lain dalam bisnis Anda yang lebih cocok untuk menjawab pertanyaan tentang topik tersebut, beri tahu karyawan Anda untuk merujuk individu tertentu dalam departemen ini, dan sertakan informasi kontak individu ini.
