Ya, Anda belajar melakukan ini di sekolah dasar - atau bukan? Di dunia nyata, ada awalan untuk nama yang harus dipertimbangkan, angka dalam nama perusahaan dan perusahaan lain yang hanya dikenal dengan akronim dari nama sebelumnya. Tiba-tiba, mengajukan abjad menjadi sedikit lebih rumit. Agar tidak "kehilangan" file yang ada di suatu tempat tetapi tidak di mana Anda pertama kali berpikir, Anda membutuhkan suatu sistem. Jika Anda membagikan file-file ini dengan orang lain, sistem harus langsung dan mudah dikomunikasikan. Pengarsipan dilakukan oleh unit. Unit pertama biasanya nama belakang seseorang. Jika dua orang memiliki nama belakang yang sama, Anda maju ke unit kedua, yang merupakan nama depan mereka. Jika mereka berbagi keduanya, Anda maju ke unit ketiga, seperti nama tengah atau inisial.
Ubah nama individu saat mengajukan dengan menggunakan sistem berikut: nama belakang, nama depan atau inisial, nama tengah atau inisial. Misalnya, John Q. Public akan diajukan sebagai "Public, John Q."
Tambahkan awalan ke nama keluarga ke nama keluarga untuk membuat satu kata dan file dalam urutan abjad. Misalnya, John Q. De Public akan diajukan sebagai "DePublic, John Q."
Ajukan nama yang membingungkan seperti yang tertulis ketika Anda tidak dapat membedakan nama depan atau belakang. Misalnya, Jon Q. John akan diajukan sebagai "John, Jon Q."
Gabungkan tanda hubung dan majemuk nama belakang untuk membentuk satu unit dan file dengan tepat. Sebagai contoh, John Q. Doe-Public akan diajukan sebagai "Doe-Public, John Q."
File judul yang merupakan bagian intrinsik dari suatu nama dan dengan tidak adanya nama belakang sebagai unit pertama. Sebagai contoh, Saint John Q. akan diajukan sebagai "Saint, John Q."
Mengarsipkan nama lengkap dengan judul dengan judul sebagai unit terakhir. Dengan demikian, Pastor John Q. Public akan diajukan sebagai "Publik, John Q., Father."
Ajukan judul lain dan nama pelengkap seperti Sr., Jr., Mrs., atau Ph.D. sebagai unit terakhir. Misalnya, John Q. Public, Jr. akan diajukan sebagai "Public, John Q. Jr."
Mengarsipkan nama perusahaan dimulai dengan judul seperti yang tertulis. Misalnya, "Dr. Pepper Bottling Company "pertama-tama harus diajukan sebagai" Dokter, "kemudian oleh" Pepper, "dll.
Ajukan semua singkatan dalam nama seolah-olah dieja. Contohnya termasuk "Saint" untuk St., "Fort" untuk Ft. dan "Manufaktur" untuk Mfg.
Ajukan bisnis sebagaimana tertulis, dengan dua pengecualian: Jika namanya adalah individu, ajukan dengan nama belakang terlebih dahulu, atau jika nama perusahaan sangat terkenal sehingga mengikuti aturan akan menyebabkan kebingungan. Dengan demikian, Perusahaan Publik John Q. akan diajukan sebagai "Perusahaan Publik, John Q." Namun, Marshall Fields Company akan diajukan sebagai "Marshall, Fields, Company."
Ajukan nama bisnis yang terbuat dari dua atau lebih nama keluarga seperti tertulis, dengan masing-masing nama dianggap sebagai unit tersendiri. Dengan demikian, bisnis "Publik, Doe & Jones" akan diajukan sebagai "Publik," kemudian sebagai "Doe," dan akhirnya sebagai "Jones."
Ajukan nama perusahaan pada awalnya dengan huruf, dengan setiap huruf sebagai unit yang berbeda. Misalnya, "WOW Fun" akan diajukan dalam urutan "W," lalu "O," dan kemudian "W." "Menyenangkan" akan menjadi unit terakhir.
Ajukan perusahaan dengan tanda kutip posesif atau jamak seolah-olah tidak ada. Misalnya, "Men's Club" akan diajukan sebagai "Mens" dan kemudian "Club."
Abaikan artikel, konjungsi dan preposisi ketika mengajukan, kecuali artikel, konjungsi atau preposisi adalah bagian intrinsik dari nama. Misalnya, Akhir Hari yang Panjang akan diajukan sebagai "Akhir," "Panjang" dan Hari. "Namun, Stanford Cardinals akan diajukan sebagai" The, "" Stanford "dan terakhir" Cardinals. "Pengecualian lainnya adalah ketika preposisi mulai nama. Lagu "Under the Boardwalk" akan diajukan pertama di bawah "Under," kemudian di bawah "Boardwalk."
Mengarsipkan nama numerik seolah-olah dieja dan memberi angka lebih dari dua digit nilai numerik yang tepat. Misalnya, "The 900 Club" akan diajukan pertama kali di bawah "Nine," kemudian di bawah "Hundred" dan akhirnya di bawah "Club."
Kiat
-
Jika lokasi file agak membingungkan - seperti dalam situasi dua nama depan - masukkan file dummy atau selembar kertas berwarna rujuk referensi opsi lain.
Peringatan
Kecuali jika Anda ingin menghabiskan satu jam atau lebih mencari file yang salah, refile file Anda dengan benar. Setiap sistem pengarsipan tidak berguna jika tidak digunakan secara konsisten.
