Kemampuan Anda untuk berkomunikasi secara efektif akan berdampak langsung pada kesuksesan Anda di tempat kerja. Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui cara menulis dan mengirim korespondensi yang ringkas dan mudah dimengerti. Memo bisnis adalah dokumen singkat yang membahas sekelompok orang tertentu dan berfokus pada tujuan tertentu. Memo yang ditulis dengan baik akan membantu Anda berkomunikasi secara efisien dan mencapai hasil. Selain menuliskannya dengan benar, penting untuk memastikan memo Anda dikirim dengan benar, kepada orang-orang yang paling perlu membacanya.
Membuat Memo Anda
Pikirkan tentang audiens Anda. Sebelum Anda mulai menulis memo Anda, pertimbangkan tingkat pendidikan dan pengalaman orang-orang yang berkomunikasi dengan Anda. Ingat juga kebutuhan penerima Anda. Beberapa individu mungkin memerlukan instruksi yang lebih terperinci dan pedoman yang spesifik dan mapan, sementara yang lain dapat diberikan informasi yang sangat umum dan kemudian mengambil inisiatif sendiri.
Gunakan format tajuk yang benar. Di baris "Date", gunakan singkatan standar. Untuk "Kepada," Anda harus mendaftar setiap orang yang akan menerima memo dengan nama. Jangan gunakan nama panggilan. Gunakan nama depan dan belakang, dan atur sesuai urutan abjad atau posisi dalam perusahaan. Untuk baris "Dari", gunakan nama depan dan belakang Anda, serta departemen tempat Anda berada, jika ada.
Pilih baris subjek yang spesifik dan informatif. Seringkali, orang mengirim memo dengan baris subjek yang tidak jelas dan umum. Yang spesifik dan ringkas akan memberi penerima ide yang jauh lebih baik tentang apa yang dirujuk memo itu. Misalnya, baris subjek umum akan bertuliskan "Rapat," tetapi baris subjek tertentu mungkin mengatakan, "Presentasi tim penjualan untuk pertemuan hari Jumat."
Buka dengan spesifik. Jangan buang waktu dengan obrolan atau latar belakang. Bagian pertama dari memo Anda harus mengatakan dengan tepat apa yang Anda butuhkan. Dengan menggunakan contoh di atas, dari presentasi tim penjualan, Anda dapat membuka dengan, "Pada pertemuan hari Jumat, tim penjualan akan menyajikan slide show dengan angka pendapatan dan hutang dagang untuk kuartal pertama."
Tulis memo Anda, hindari suara pasif. Memo dirancang untuk berbagi informasi dan meminta bantuan, jadi Anda perlu menggunakan suara aktif. Dalam tata bahasa dan tulisan, suara aktif berarti bahwa subjek kalimat aktif - melakukan atau menjadi sesuatu - alih-alih hal-hal lain terjadi padanya. Suara aktif akan berbunyi, "Tim penjualan akan menyajikan tayangan slide." Pendekatan pasif akan diutarakan sebagai, "Kami ingin tim penjualan mempertimbangkan presentasi pertunjukan slide."
Tulis sebuah kesimpulan. Kesimpulan Anda tidak harus rumit, tetapi harus meringkas poin-poin penting yang dirujuk dalam memo itu sendiri.
Edit pekerjaan Anda. Beberapa hal memalukan seperti mengirim memo bisnis dan menyadari sesudahnya bahwa Anda telah meninggalkan kesalahan ejaan yang besar di tengah-tengahnya. Periksa ulang memo Anda sebelum mengirimkannya, dan selain membuat koreksi, hilangkan kata-kata yang tidak perlu. Buat memo Anda singkat.
Kirim Memo Anda
Kirim memo Anda. Jika Anda mengirimnya melalui surat antar-kantor, pastikan setiap orang yang dituju dalam memo itu mendapatkan salinannya sendiri. Tidak seorang pun harus berbagi memo dengan pria di bilik berikutnya.
Gunakan email jika itu pilihan. Memo email harus dikirim ke semua orang pada saat yang bersamaan, tetapi Anda mungkin ingin menyalin beberapa penerima. Jika Anda mengirim email memo, kirimkan subjek memo tersebut di baris judul header email. Jangan gunakan font yang lucu atau berwarna, gambar atau add-on email lainnya.
Tindak lanjuti setelah Anda mengirim memo. Jika ada tenggat waktu yang disebutkan dalam memo itu, pastikan Anda memeriksa kembali dengan penerima nanti.
Kiat
-
Pastikan memo Anda mengikuti pedoman perusahaan apa pun tentang poin-poin, jarak paragraf, dll.
Peringatan
Jika Anda menggunakan email untuk mengirim memo, periksa dua kali sebelum menekan tombol "Kirim". Anda harus berhati-hati tentang siapa yang menerima informasi hak milik atau rahasia melalui email.
