Pertemuan penting? Pengarah darah yang akan datang? Mungkin ada banyak alasan untuk mengirim memo bisnis persuasif. Memo apa pun yang didistribusikan harus ditulis dengan baik karena mewakili Anda dan departemen Anda. Dan, tentu saja, Anda ingin meyakinkan orang untuk hadir, mendaftar, memberi atau apa pun yang Anda minta mereka lakukan. Mengikuti beberapa panduan saat membuat memo persuasif dapat membantu Anda mendapatkan hasil yang diinginkan.
Identifikasi Audiens Anda
Memahami pembaca atau audiens target. Memo untuk tim Anda mungkin memiliki nada yang berbeda dari memo ke dewan direksi. Meskipun selalu profesional di alam, beberapa memo harus lebih formal dalam pidato. Faktor-faktor lain, seperti usia, jenis kelamin dan tingkat pendidikan, juga dapat berperan dalam menulis memo persuasif.
Nyatakan Tema Anda
Mungkin terdengar konyol, karena Anda berpikir tentu saja Anda tahu tentang memo Anda. Tetapi, menulis tema yang jelas untuk surat Anda membantu Anda fokus pada apa yang Anda inginkan terjadi. Menyatakannya dengan ringkas membantu Anda sampai ke titik tanpa komentar tambahan yang berlebihan. Menyatakan tema hanya untuk referensi Anda saat menulis. Anda tidak mengumumkan tema Anda kepada pembaca. Misalnya, tema Anda bisa "mendukung dorongan darah Selasa depan."
Garis besar Memo itu
Ooh, itu kata yang dibenci sejak kelas tujuh hingga sekolah menengah, "garis besar." Bersantai. Ini hanya sebuah informal garis besar siapa pembaca, apa yang Anda ingin dia lakukan dan mengapa dia harus melakukannya. Tidak ada yang akan melihat ini kecuali Anda; tidak ada ahli tata bahasa yang menggantung di atas bahu Anda atau mengambil pena merah karena Anda tidak selalu memiliki titik B untuk mengikuti poin Anda A. Garis besar ini hanya membantu Anda memesan pikiran Anda. Garis besar Anda bisa jadi hanya poin-poin saja:
- Dukung donor darah Selasa depan.
- Drive darah menyelamatkan nyawa.
- Semua golongan darah dibutuhkan.
- Membuat janji.
Tambahkan catatan ke garis besar di mana detailnya masuk akal:
- Dukung donor darah Selasa depan, 25 September, 8 pagi - siang hari
- Drive darah menyelamatkan nyawa.
- Semua golongan darah dibutuhkan.
- Buat janji sehingga Anda tidak perlu menunggu. Panggil ____
Tetap Pendek dan Fokus
Mulailah menulis menggunakan garis besar dan catatan Anda. Ingat bahwa memo itu pendek dan fokus. Jelaskan secara ringkas, tetapi secara terperinci, apa yang Anda ingin pembaca lakukan, mengapa, bagaimana kapan. Buat daftar manfaat dari mengambil tindakan. Membuat orang setuju dengan apa yang Anda usulkan dan lakukan seperti yang Anda minta adalah tujuan akhir dari memo persuasif. Tetapi untuk meyakinkan orang bahwa apa yang Anda sarankan adalah ide yang bagus, Anda harus memberi alasan kepada pembaca mengapa mereka harus mematuhinya. Beri tahu orang-orang apa yang akan diperoleh dan berikan keuntungan utama dari melakukan apa yang Anda minta.
Edit dan Tulis Ulang
Periksa kesalahan tata bahasa dan ejaan. Sementara ide di balik memo itu penting, hal-hal kecil juga penting. Memo akan lebih persuasif jika ditulis dengan baik dan bebas dari kesalahan tata bahasa dan pengetikan. Pelaku bisnis memiliki harapan yang tinggi. Jika memo itu persuasif tetapi memiliki kesalahan nyata, kesalahan ini akan mengurangi dampak dan efektivitas memo itu. Setelah draft pertama, sisihkan dan kembalikan dalam beberapa menit atau beberapa jam, tergantung pada berapa banyak waktu yang Anda miliki sebelum Anda perlu mengirimkannya. Baca ulang memo itu dan buat perubahan apa pun yang menurut Anda akan memperbaikinya.
Misalnya, jika Anda berpikir itu bisa menggunakan lebih banyak bujukan, lakukan sedikit riset untuk fakta-fakta menarik:
- Dukung donor darah Selasa depan, 25 September, dari jam 8 pagi hingga siang hari.
- Drive darah menyelamatkan nyawa. Tahun lalu saja, ____ pint darah digunakan di rumah sakit lokal kami karena keadaan darurat dan transfusi. Semua berkat donor darah.
- Semua golongan darah dibutuhkan.
- Panggil ____ untuk membuat janji sehingga Anda tidak perlu menunggu.
Mintalah Umpan Balik terlebih dahulu
Sebelum Anda mengirim memo, dapatkan umpan balik dari orang lain. Tanyakan beberapa orang yang pendapatnya Anda hargai untuk membacanya sebelum mengirimkannya. Tanyakan apakah mereka akan dibujuk untuk mengambil tindakan dan jika tidak, mengapa. Dengarkan setiap saran dan cobalah untuk memasukkan ide-ide yang berguna ke dalam memo itu. Memo persuasif biasanya membutuhkan beberapa konsep sebelum cukup baik untuk dibagikan.
