Surat-surat perubahan kebijakan sulit untuk ditulis karena perubahan biasanya tidak menguntungkan klien atau karyawan, bahkan jika perlu. Surat perubahan kebijakan, seperti surat apa pun yang menyampaikan berita negatif, memerlukan persiapan dan pertimbangan yang cermat. Jika Anda menulis surat dengan hati-hati, itu dapat menjelaskan alasan untuk perubahan dan tetap mempertahankan itikad baik dari klien atau karyawan.
Gunakan kop surat perusahaan Anda. Karena surat ini adalah pemberitahuan hukum tentang perubahan kebijakan, maka harus terlihat resmi dan formal.
Ketikkan tanggal lengkap. Lewati ruang baris.
Ketikkan nama, organisasi, dan alamat penerima. Jika surat ini adalah pengiriman massal ke semua karyawan atau semua klien, Anda dapat menghilangkan nama dan alamat atau menggunakan fitur gabungan surat dalam program pemrosesan kata Anda untuk secara otomatis memasukkan nama dan alamat untuk setiap huruf. Lewati ruang baris lain.
Ketik "Yth. Bapak / Ibu. (Nama)" diikuti oleh titik dua. Jika ini adalah surat massal, gunakan salam generik seperti "Pelanggan Terhormat" atau "Karyawan Terhormat". Lewati ruang baris lain.
Mulailah surat itu dengan menjelaskan masalah yang menyebabkan perubahan kebijakan. Gunakan fakta atau statistik apa pun yang akan membantu meyakinkan penerima. Selalu bahas masalahnya terlebih dahulu dalam pesan negatif - jika penerima memahami masalahnya, dia akan lebih mungkin menerima solusi Anda.
Jelaskan perubahan kebijakan dalam bahasa yang spesifik dan jelas. Jelaskan kapan kebijakan baru akan berlaku, konsekuensi dari tidak mengikuti kebijakan, dan setiap detail yang perlu dilakukan karyawan atau klien untuk melakukan perubahan.
Berterimakasihlah pada klien atau karyawannya atas waktu dan kerjasamanya. Berikan informasi kontak untuk digunakan jika dia memiliki pertanyaan tentang kebijakan tersebut.
Ketik "Hormat saya," dan lewati tiga spasi garis. Ketikkan nama dan judul lengkap Anda. Tanda tangani nama Anda di atas nama yang Anda ketikkan.
Buat salinan surat itu untuk catatan Anda, dan berikan salinan lain untuk departemen hukum Anda. Kirim surat-surat asli. Jika perubahan kebijakan penting atau hasil dari perubahan dalam undang-undang, kirim surat melalui surat resmi sehingga Anda akan memiliki catatan kapan setiap penerima menerima surat mereka.
Kiat
-
Buat surat itu singkat dan sopan. Jangan terlalu banyak menjelaskan berita negatif, yang dapat menciptakan celah yang tidak diinginkan dalam perubahan kebijakan.
