Profesional, seperti akuntan dan pengacara, sering menulis surat kepada klien mengenai masalah bisnis penting. Perusahaan harus mengikuti prosedur tertentu untuk menghasilkan surat klien yang jelas dan efektif. Profesional menulis surat klien untuk sejumlah tujuan termasuk menyambut klien baru, mendiskusikan masalah bisnis atau menawarkan saran. Menulis surat klien secara profesional dan membuatnya mudah dibaca, dengan tujuan yang jelas pembaca akan mengerti.
Gunakan kop surat. Sebagian besar bisnis profesional menggunakan kop surat untuk semua surat termasuk surat kepada klien. Kop surat berisi nama perusahaan, alamat dan nomor telepon.
Alamat surat itu. Saat menulis surat kepada klien, tuliskan langsung ke orang tersebut dengan menyebutkan nama orang tersebut. Itu bisa dimulai dengan kata "Sayang" diikuti dengan nama orang itu atau kata "Untuk." Sertakan tanggal di bagian atas surat itu.
Mulailah surat itu dengan pengantar singkat. Usahakan pengantar itu menyenangkan dan menyenangkan. Berterimakasihlah kepada klien untuk menggunakan perusahaan Anda dan tunjukkan alasan surat itu.
Kembangkan isi surat. Bagian surat ini berisi informasi untuk tujuan surat itu. Ini mungkin berisi saran atau informasi lain yang relevan dengan klien.
Hindari penggunaan istilah yang hanya dimengerti oleh profesional di bidang Anda. Pengacara dan akuntan sering menggunakan istilah yang khusus untuk bidang mereka, tetapi bisa tidak terbiasa dengan klien. Pilih kata-kata yang jelas bagi siapa saja, terlepas dari latar belakangnya.
Minta klien untuk menelepon dengan pertanyaan. Undangan untuk menghubungi perusahaan untuk mendapatkan bantuan dan informasi tambahan adalah bagian standar dari semua surat klien.
Tanda tangani surat itu. Sertakan tanda tangan Anda di bagian bawah surat dan kirimkan dokumen ke klien Anda.
