Seorang karyawan yang berangkat dapat menyebabkan sejumlah sakit kepala untuk bisnis, termasuk gangguan dalam layanan pelanggan, pembelotan klien dan hilangnya penjualan. Menggunakan surat pengumuman untuk memperingatkan klien tentang kepergian karyawan bisa menjadi strategi hubungan masyarakat yang positif dan proaktif untuk membantu Anda mengubah lemon yang potensial menjadi limun.
Tetapkan Tujuan Anda untuk Surat itu
Putuskan mengapa Anda ingin atau perlu menghubungi klien Anda untuk memberi tahu mereka tentang keberangkatan anggota staf. Gunakan daftar poin untuk membantu Anda menyesuaikan surat yang berbeda dengan kebutuhan berbeda dari klien yang akan Anda hubungi. Misalnya, Anda mungkin perlu meyakinkan beberapa klien bahwa tidak akan ada gangguan dalam pengiriman atau layanan pelanggan mereka. Anda mungkin perlu memberi tahu klien lain bahwa mereka memiliki kontak baru di perusahaan Anda, siapa orang itu dan bahwa perwakilan baru akan memanggil mereka. Anda mungkin ingin menyampaikan rumor, memberi tahu klien bahwa karyawan yang berangkat memiliki klausul non-persaingan yang ingin Anda tegakkan, atau bahwa karyawan tersebut pergi dengan persyaratan yang baik.
Bicaralah dengan Karyawan
Temui karyawan tersebut untuk mendiskusikan rencana Anda untuk menghubungi klien. Minta karyawan untuk kiat berkomunikasi dengan klien tertentu, berdasarkan hubungannya dengan mereka, pengetahuan tentang sejarah dan kebutuhan mereka, dan pemikiran tentang potensi kekhawatiran mereka. Tanyakan kepada karyawan itu apakah dia suka alasan keberangkatannya dikomunikasikan atau jika Anda harus meninggalkan itu dari surat. Bahkan jika Anda berpisah dari karyawan dengan persyaratan yang buruk, Anda berdua tidak boleh membakar jembatan dan merusak reputasi siapa pun di pasar.
Tentukan Penerima
Tulis daftar penerima surat, sehingga Anda dapat menyesuaikan isinya dengan masing-masing. Dokumentasikan alasan Anda menulis setiap klien di sebelah nama klien, dan buat catatan tentang konten spesifik apa pun yang ingin Anda sertakan atau hilangkan dalam surat klien itu.
Tulis Draf Pertama
Tulis draf pertama surat itu, dengan menyebut nama klien. Mulailah dengan menawarkan jaminan, seperti, "XYZ Co. selalu bangga dengan kemampuan kami untuk memberikan layanan pelanggan yang sangat baik melalui staf profesional kami yang terlatih." Lalu, beri tahu klien bahwa karyawan Anda akan pergi, dan mengapa, jika Anda memiliki memutuskan untuk memasukkan informasi itu. Atasi masalah yang mungkin dimiliki klien dan beri tahu bagaimana Anda akan mengatasinya. Perkenalkan kontak baru klien dan informasi kontaknya dan pastikan untuk memasukkan tanggal transisi yang berlaku. Tambahkan catatan tambahan yang menyebutkan informasi penting yang Anda ingin menonjol, seperti fakta bahwa kontak baru akan menelepon untuk memperkenalkan dirinya minggu ini. Selesai dengan undangan ke klien untuk menghubungi Anda secara pribadi jika klien memiliki pertanyaan.
Finalisasi Surat itu
Mintalah manajer utama Anda dan setiap kontak baru setiap klien meninjau draf Anda dari berbagai surat yang Anda buat untuk meminta masukan. Setelah Anda menerima masukan pada draf pertama surat klien Anda, buat salinan final. Biarkan anggota staf yang tepat melihat draft final sebelum ditandatangani dan didistribusikan.
