Saat meminta pembayaran dari klien, tindakan yang tepat digunakan untuk membuat surat yang efektif untuk dikirimkan kepada mereka. Surat untuk meminta pembayaran digunakan ketika klien gagal membayar tagihan pada tanggal jatuh tempo. Semakin lama klien membayar tagihan, semakin banyak surat yang ditulis perusahaan untuk individu ini. Surat meminta pembayaran harus sopan, jelas dan harus menawarkan rincian tentang tagihan yang belum dibayar.
Gunakan kop surat perusahaan karena berisi semua informasi kontak organisasi dan seringkali terlihat lebih formal.
Alamat surat itu. Sertakan tanggal surat diikuti dengan nama dan alamat klien. Alamat orang tersebut dengan menyatakan "Sayang," diikuti dengan nama lengkap klien.
Nyatakan tujuan surat itu. Surat permintaan pembayaran harus dengan jelas mengomunikasikan tujuan ini di awal surat. Gunakan nada profesional dan pertahankan kata-kata positif dan hangat.
Sertakan rincian utang. Sebutkan tanggal layanan untuk utang ini diberikan, tanggal jatuh tempo asli dan jumlah yang harus dibayar termasuk biaya keterlambatan. Sertakan nomor faktur juga untuk memungkinkan klien menemukan dokumen asli lebih mudah. Banyak perusahaan juga akan menyertakan salinan faktur asli dalam jenis surat ini. Beri tahu pelanggan juga tentang suku bunga yang menghitung biaya keterlambatan.
Minta klien untuk pembayaran. Biarkan klien tahu bahwa biaya keterlambatan tambahan dapat dihindari dengan membayar jumlah penuh pada tanggal yang ditentukan. Minta klien untuk menghubungi Anda untuk membuat pengaturan jika dia tidak dapat melakukan pembayaran secara penuh pada tanggal ini. Sertakan nomor telepon Anda dan ekstensi langsung, jika perlu. Sertakan juga alamat email Anda dan tawarkan korespondensinya melalui cara ini jika klien menginginkannya.
Terima kasih klien. Tawarkan rasa terima kasih Anda kepada klien jika pembayaran telah dilakukan dan berterima kasih kepada klien sebelumnya atas pengiriman pembayaran cepat. Beri tahu klien bahwa jika dia memiliki pertanyaan, dia tidak perlu ragu menghubungi Anda mengenai masalah ini.
Tanda tangani surat itu. Akhiri surat dengan menulis “Hormat,” diikuti dengan nama dan judul Anda.
