Terkadang, hubungan klien tidak berhasil. Mungkin klien terlalu menuntut, memiliki harapan yang tidak realistis, membayar terlambat atau tidak cocok dengan perusahaan Anda. Ketika jelas hubungan kerja tidak lagi berkelanjutan, sekarang saatnya untuk memutuskan hubungan secara profesional dan langsung.
Menjadi Profesional
Surat Anda harus datang dari Anda di kop surat perusahaan. Atur waktu pengiriman surat sehingga Anda memberi penerima cukup waktu untuk menemukan pengganti untuk layanan Anda. Tangani orang yang bekerja dengan Anda, pimpin dengan pengakuan hubungan, lalu langsung ke pokok permasalahan. “Meskipun telah menjadi kesenangan saya untuk menjadi perwakilan PR Anda selama lima tahun terakhir, efektif 1 Mei 2015, saya tidak lagi dapat melayani dalam kapasitas itu.”
Tawarkan Penjelasan
Menjelaskan mengapa Anda memecat seorang klien bisa rumit, terutama jika hubungan itu sengit, atau jika Anda khawatir klien mungkin berbicara buruk tentang Anda kepada orang lain. Salah satu pilihan adalah jujur dan nyatakan alasan spesifiknya. "Sayangnya, saya khawatir kita memiliki filosofi yang sangat berbeda tentang memenuhi tenggat waktu dan jadwal publikasi, dan saya tidak lagi merasa saya bisa menjadi penasihat yang efektif untuk Anda dalam posisi ini."
Jika Anda memilih untuk tidak terlalu konfrontatif, alasan yang lebih umum dapat menghindari perasaan sulit. Misalnya, "Saya khawatir saya telah memperpanjang diri saya dan dipaksa untuk mengurangi jumlah klien yang saya wakili."
Tawarkan Jadwal Penyelesaian
Kecuali jika seorang klien telah bertindak dengan cara yang sangat tidak profesional yang membutuhkan pemutusan hubungan dengan segera, buatlah jadwal untuk menyelesaikan proyek-proyek luar biasa. "Seperti yang direncanakan, aku akan mengirimkan pers kit lengkapmu pada akhir bulan ini. Saya juga akan memperbarui arsip pers di situs web Anda dan memberi Anda salinan digital dan keras dari berbagai pidato dan presentasi yang telah saya tulis untuk Anda selama beberapa tahun terakhir. Tagihan terakhir terlampir untuk kenyamanan Anda."
Buat referensi
Jika klien Anda tidak cocok untuk Anda, tetapi bisa menjadi aset berharga bagi seorang kolega, tawarkan untuk membuat rujukan. "Saya ingin merujuk Anda ke seorang kolega, Jane Smith dari ABC Public Relations. Dia memiliki banyak pengalaman menangani klien di industri Anda dan saya pikir kepribadian dan filosofi bisnis Anda akan cocok. Jika Anda ingin saya mengatur pertemuan, saya akan senang mengaturnya."
Tuliskan Tutup Ramah
Bawa surat Anda berakhir dengan ramah dan profesional. Tawarkan untuk membahas lebih lanjut masalah ini melalui telepon jika klien lebih suka. “Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan untuk mewakili perusahaan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin mendiskusikan sesuatu secara langsung, jangan ragu untuk menghubungi saya secara langsung. Saya berharap Anda terus sukses dalam semua upaya profesional Anda."
Lindungi dirimu sendiri
Jika Anda memiliki keraguan untuk memecat klien dari perspektif hukum, mintalah seorang pengacara untuk meninjau ketentuan kontrak Anda sebelum menulis surat. Anda tidak ingin melanggar perjanjian tertulis, gagal memenuhi tugas yang Anda setujui atau gagal memberikan pemberitahuan yang tepat.
