Saat mencari pekerjaan, surat referensi dari mantan majikan bisa sangat membantu dalam memvalidasi keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman seorang kandidat. Namun, ketakutan akan tuntutan hukum dan litigasi yang mahal membuat majikan tidak membagikan referensi untuk karyawan yang diberhentikan. Oleh karena itu, menulis surat referensi harus didekati dengan hati-hati.
Hubungi departemen sumber daya manusia Anda tentang kebijakan perusahaan untuk surat referensi untuk mantan karyawan. Banyak pengusaha memiliki kebijakan tentang referensi yang menciptakan potensi pertanggungjawaban dalam klaim yang diajukan oleh pemberi kerja berikutnya atau mantan karyawan. Teliti hukum negara Anda tentang kekebalan pemberi kerja yang berkaitan dengan surat referensi untuk mantan karyawan. Calon pemberi kerja ingin mendapatkan referensi yang jujur dan lengkap tentang riwayat kerja seorang kandidat; namun, sulit mendapatkan informasi dari pemberi kerja sebelumnya yang khawatir tentang konsekuensi hukum dan potensi klaim dari karyawan dengan catatan pekerjaan yang kurang dari bintang.
Tinjau file personel mantan karyawan untuk menentukan alasan mengapa ia meninggalkan perusahaan. Alasan penghentian juga dapat menjadi masalah saat Anda membuat surat referensi. Ingatlah orang yang Anda tuju surat referensi dapat bertanya apakah mantan karyawan tersebut memenuhi syarat untuk dipekerjakan kembali atau jika ia memberikan pemberitahuan pengunduran diri yang memadai.Jika dia mengikuti kebijakan atau protokol perusahaan untuk mengajukan pengunduran dirinya, ini adalah masalah yang dapat diperdebatkan, dan Anda mungkin dapat bergerak maju untuk menulis surat.
Dapatkan nama lengkap dan judul penerima. Dalam hal karyawan meminta Anda untuk menulis surat referensi umum yang ditujukan "kepada siapa ia berkepentingan," jelaskan batasan surat tersebut. Katakan kepadanya bahwa Anda lebih suka menulis surat kepada individu atau perusahaan tertentu sehingga Anda memiliki catatan bagaimana surat referensi digunakan dan untuk tujuan apa. Surat referensi umum harus berisi informasi faktual yang ketat, terbatas pada tanggal kerja, jabatan, dan gaji. Ini adalah fakta dasar tentang pekerjaan yang akan diberikan selama setiap verifikasi pekerjaan. diminta untuk menulis surat referensi umum, hindari memberikan lebih banyak informasi daripada yang biasanya dimasukkan dalam verifikasi ketenagakerjaan standar.
Draf surat referensi selain berisi informasi faktual, seperti tanggal kerja, jabatan, deskripsi singkat tugas dan tanggung jawab dan, jika diminta, gaji awal dan akhir. Periksa ulang file personel karyawan untuk memastikan Anda memberikan informasi yang akurat dan tinjau konsep Anda dengan manajer sumber daya manusia, jika perlu. Jika Anda menulis surat yang berisi lebih banyak informasi tentang kinerja karyawan, batasi informasi yang Anda berikan untuk menentukan apakah karyawan tersebut memenuhi syarat untuk dipekerjakan kembali. Jika mantan karyawan adalah karyawan teladan tanpa masalah kinerja selama pekerjaannya, buat referensi dengan cara yang mencerminkan bahwa selama Anda memiliki ulasan kinerja untuk mendukungnya.
