Sebagai seorang majikan, Anda mungkin akhirnya dituntut untuk menulis ulasan untuk seorang karyawan yang, meskipun lumayan, tidak setenar yang lain. Jika mantan karyawan yang berprestasi dalam kisaran rata-rata mendekati Anda untuk menulis surat rekomendasi, melakukannya adalah hal yang patut dan etis untuk dilakukan. Meskipun Anda mungkin tidak dapat mengisi surat rekomendasi ini dengan komentar cemerlang yang Anda berikan kepada karyawan lain, Anda masih dapat menghasilkan karya yang dapat membantu mantan karyawan dalam mendapatkan pekerjaan di masa depan.
Mulailah surat dengan salam “Kepada Tuan atau Nyonya”. Kecuali jika mantan karyawan Anda secara khusus meminta Anda untuk mengirim surat kepada orang tertentu, menggunakan salam selimut adalah pilihan yang bijaksana. Dengan salam jenis ini, mantan karyawan dapat menggunakan kembali surat ini di masa mendatang.
Perkenalkan dirimu. Sebutkan nama dan posisi Anda, dan jelaskan siapa Anda sehubungan dengan mantan karyawan - misalnya, mantan penyelianya.
Nyatakan kapan, dan untuk berapa lama, karyawan itu bekerja untuk perusahaan Anda.
Jelaskan secara singkat fungsi yang dilakukan mantan karyawan di organisasi Anda. Berikan judul posisi individu serta penjelasan tentang apa yang diperlukan posisi ini.
Masukkan deskripsi singkat tentang tugas pekerjaannya yang paling penting. Jika Anda tahu jenis pekerjaan apa yang rencananya akan dilamar, Anda dapat menyesuaikan penjelasan Anda dengan posisi ini. Misalnya, jika orang tersebut bekerja untuk Anda sebagai pekerja administrasi dan melamar pekerjaan entri data, Anda mungkin ingin meningkatkan keterampilan komputernya.
Sertakan penjelasan tentang bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya, menggunakan set kata sifat sebanyak mungkin. Pertimbangkan kekuatan spesifik karyawan saat memilih kata sifat ini. Misalnya, jika dia selalu tepat waktu, Anda mungkin ingin memanggilnya tepat waktu. Hindari menyebutkan negatif, bahkan jika ada.
Nyatakan bahwa Anda akan merekomendasikan karyawan untuk suatu pekerjaan jika Anda merasa nyaman melakukannya. Jika Anda merasa karyawan itu memenuhi spesifikasi Anda, Anda mungkin ingin mengatakan, "Saya yakin dengan kinerjanya dan ingin merekomendasikan dia untuk suatu posisi."
Undang penerima surat untuk menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut jika Anda merasa nyaman memberikan rekomendasi lisan. Masukkan nomor telepon dan alamat email Anda sehingga penerima referensi dapat melakukannya.
Akhiri surat Anda dengan penutupan gratis. Gunakan standar "dengan tulus" atau "milik Anda benar-benar" untuk menyimpulkan surat Anda.
Tanda tangani nama Anda, dan letakkan judul Anda di bawah ini.
