Perencanaan sumber daya manusia dimulai dengan menentukan kebutuhan tenaga kerja: tingkat, posisi dan jumlah orang yang dibutuhkan organisasi untuk melaksanakan misi dan tujuannya. Jenis perencanaan ini umumnya terjadi sebelum perusahaan membuka pintunya untuk bisnis. Faktor-faktor seperti pertumbuhan perusahaan, peningkatan pendapatan, ekspansi ke pasar baru dan pengurangan karyawan juga dapat membutuhkan staf tambahan. Ketika Anda duduk di meja dengan kepemimpinan eksekutif, adalah bijaksana untuk memiliki proposal tertulis yang membenarkan permintaan Anda untuk tenaga kerja tambahan.
Mulai dengan Essentials
Bergantung pada ukuran organisasi Anda dan kompleksitas rencana kepegawaian Anda, permintaan Anda untuk proposal staf tambahan harus memiliki setidaknya empat bagian dasar:
- Ringkasan bisnis plan
- Butuh penilaian
- Metodologi
- Anggaran
Beberapa proposal mungkin memerlukan bagian tambahan, seperti Evaluasi Proyek dan Strategi Komunikasi, tetapi proposal perencanaan sumber daya manusia mungkin tidak memerlukan lebih dari empat dasar. Proposal membutuhkan masukan dari seluruh tim sumber daya manusia Anda karena kepegawaian melibatkan perekrutan, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan kompensasi.
Tulis Ringkasan Eksekutif
Nyatakan tujuan proposal Anda dan identifikasi siapa yang memberikan input. Ringkas isi dan berikan informasi tentang bagaimana Anda bermaksud melaksanakan rencana penambahan pegawai. Pembaca dengan akses hanya ke ringkasan eksekutif harus sepenuhnya memahami alasan yang mendasari permintaan untuk penambahan staf. Juga jelaskan bagaimana Anda sampai pada kesimpulan bahwa Anda membutuhkan lebih banyak karyawan dan bagaimana anggaran akan menutupi biaya untuk merekrut, melatih, naik kapal, dan membayar mereka.
Contoh:
Manajer Sumber Daya Manusia Perusahaan ABC, masukkan nama, mengajukan proposal ini, bertanggal masukkan tanggal untuk membenarkan penambahan lima staf tambahan di dua departemen: Penjualan Korporat dan Akuntansi. Tim SDM meneliti kebutuhan perusahaan, menilai pasar tenaga kerja saat ini dan memperkirakan biaya keseluruhan untuk karyawan tambahan. Rinciannya tercantum dalam persetujuan proposal ini oleh tim kepemimpinan eksekutif Perusahaan ABC.
Jelaskan Proposal Tenaga Kerja Tambahan Anda
Jelaskan alasan mengapa perusahaan membutuhkan staf tambahan dan jelaskan metodologi yang Anda gunakan untuk menentukan berapa banyak staf yang diperlukan untuk mempertahankan operasi organisasi. Penilaian kebutuhan kemungkinan akan mencakup peninjauan rencana kepegawaian perusahaan saat ini dan kapan rencana itu dilaksanakan. Itu juga harus menetapkan langkah-langkah yang Anda ambil untuk melihat sumber daya setiap departemen saat ini dan apa yang Anda antisipasi akan menjadi kebutuhan kepegawaian departemen di masa depan. Misalnya, penilaian kebutuhan Anda mungkin mencakup uraian masa kerja rata-rata karyawan, perencanaan suksesi, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan gesekan dan pergantian karyawan.
Jelaskan Metodologi Anda
Ini adalah proses yang digunakan untuk menyimpulkan bahwa organisasi atau departemen membutuhkan staf tambahan. Untuk masing-masing komponen penilaian kebutuhan Anda, jelaskan sumber untuk informasi Anda dan bagaimana Anda menggunakan informasi itu. Misalnya, rata-rata masa kerja karyawan adalah perhitungan sederhana:
- Tinjau file personel karyawan untuk tanggal perekrutan
- Hitung jumlah tahun yang digunakan
- Total tahun bekerja
- Bagilah total dengan jumlah karyawan
Untuk beberapa departemen, Anda mungkin ingin memeriksa masa kerja masing-masing karyawan untuk memperkirakan angka gesekan. Metodologi ini juga harus mencakup ketersediaan pekerja, karena tidak ada gunanya mengajukan petisi untuk staf tambahan jika pasar tenaga kerja sedemikian rupa sehingga Anda tidak memiliki peluang untuk menarik pelamar yang memenuhi syarat. Ketersediaan pasar tenaga kerja menentukan apakah Anda memiliki akses ke sumber daya manusia, seperti sekolah terdekat yang menghasilkan lulusan atau pasar tenaga kerja umum dalam jarak komuter. Anda juga dapat memasukkan dalam metodologi ini apa yang bisa terjadi jika perusahaan tidak dapat mempekerjakan staf tambahan yang berkualifikasi. Misalnya, peningkatan lembur untuk karyawan saat ini, hilangnya produktivitas atau penjualan, atau rendahnya semangat kerja karyawan karena saat ini tenaga kerja membawa beban yang berlebihan akibat beban kerja.
Ajukan Anggaran
Anggaran untuk staf tambahan lebih dari sekadar penghasilan karyawan. Kompensasi untuk setiap karyawan termasuk upah tahunan atau gaji, ditambah biaya manfaat. Pada Desember 2017, Biro Statistik Tenaga Kerja AS Departemen Tenaga Kerja mengindikasikan biaya untuk kompensasi karyawan sektor swasta adalah 31,7 persen dari upah. Misalnya, biaya untuk mempekerjakan seseorang yang menghasilkan $ 50.000 setahun adalah sekitar $ 15.850, sehingga total biaya untuk karyawan itu $ 65.850 tahun. Manfaatnya termasuk pembayaran cuti, asuransi dan kontribusi tabungan pensiun. Ada juga biaya untuk merekrut, melatih, dan naik ke atas kapal, yang tergantung pada waktu dan upah anggota tim sumber daya manusia yang terlibat dalam proses perekrutan. Banyak organisasi mendasarkan keputusan mempekerjakan pada biaya, jadi bagian anggaran proposal Anda harus menggambarkan biaya dan dasar untuk proyeksi Anda.
Jumlahkan Semuanya
Kesimpulan proposal Anda untuk staf tambahan harus menunjukkan timeline, berdasarkan pada saat Anda menerima persetujuan, karena Anda biasanya tidak dapat menentukan tanggal pasti kapan Anda benar-benar dapat membawa orang-orang bergabung. Kontinjensi, seperti pemeriksaan latar belakang dan kandidat yang membutuhkan waktu tambahan untuk memberikan pemberitahuan kepada pemberi kerja saat ini dapat menyebabkan penundaan. Jangan terburu-buru dalam kerangka waktu di mana Anda dapat membawa staf tambahan.
