Anda lebih mungkin mendapatkan anggota staf tambahan yang Anda butuhkan jika Anda memfokuskan energi Anda untuk memberi tahu atasan Anda bagaimana karyawan baru akan menguntungkan perusahaan, daripada diri Anda sendiri. Mengukur manfaat finansial, layanan pelanggan, dan produktivitas akan membantu meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan.
Langkah Satu: Daftar Masalah dan Peluang
Tulis daftar alasan mengapa Anda memerlukan anggota staf tambahan. Anda mungkin memiliki staf yang kompeten, tetapi tidak cukup. Misalnya, Anda mungkin tidak dapat memenuhi tenggat waktu, menangani keluhan pelanggan, atau memenuhi pesanan tepat waktu. Kebutuhan Anda akan staf juga mungkin disebabkan oleh tidak memiliki karyawan yang tepat. Ini dapat menyebabkan kesalahan, peningkatan biaya, kehilangan peluang penjualan atau kewajiban hukum. Masalah yang disebabkan oleh staf yang tidak tepat dapat meliputi:
- Produktivitas rendah
- Mengurangi efisiensi
- Meningkatnya cedera
- Layanan pelanggan buruk
- Pembelotan pelanggan
- Peningkatan biaya
- Moral berkurang
- Tingkat pergantian karyawan yang lebih tinggi
- Kehilangan penjualan
- Kemacetan
Langkah Dua: Sebutkan Manfaatnya
Tuliskan daftar manfaat yang ditambahkan staf kepada perusahaan. Ini akan mencerminkan daftar masalah dan peluang Anda, tetapi tunjukkan bagaimana menambah tenaga kerja memberikan perusahaan pengembalian investasi. Misalnya, masalah yang disebabkan oleh kurangnya tenaga penjualan termasuk kurangnya kemampuan untuk calon pelanggan baru, meningkatkan penjualan dari pelanggan yang sudah ada dan menyediakan layanan pelanggan. Manfaat menambah staf dapat mencakup peningkatan penjualan dan pendapatan - memberikan angka, jika mungkin - serta meningkatkan retensi pelanggan dan mengurangi pengembalian produk.
Langkah Tiga: Hitung Biaya
Tentukan berapa jumlah karyawan yang diminta akan membebani perusahaan. Termasuk upah, gaji, pajak gaji, tunjangan, peralatan dan perangkat lunak, sehingga perusahaan tahu Anda telah melakukan pekerjaan rumah Anda. Anda tidak ingin memberikan rasio biaya / manfaat dalam permintaan Anda hanya berdasarkan upah dan gaji, hanya untuk membuat departemen keuangan mengetuk angka itu dengan menambahkan biaya overhead.
Langkah Empat: Tulis Deskripsi Pekerjaan
Jika Anda dapat meyakinkan perusahaan Anda bahwa mereka perlu merekrut staf tambahan, manajemen akan ingin melihat informasi tentang posisi yang Anda usulkan. Dapatkan salinan bagan organisasi perusahaan untuk menentukan di mana karyawan baru akan cocok.Tentukan judul pekerjaan dan buat uraian pekerjaan terperinci yang menunjukkan posisi baru ini akan menjawab kebutuhan atau menyelesaikan masalah yang Anda soroti.
Langkah Kelima: Atur Dokumen Anda
Putuskan bagaimana Anda akan menyajikan informasi dalam surat Anda. Mulailah dengan pembukaan yang kuat yang menarik perhatian pada fakta bahwa perusahaan memiliki masalah atau kehilangan peluang. Hubungkan dampak nyata ke masalah atau peluang sehingga perusahaan tahu berapa banyak uang yang hilang, baik melalui peningkatan biaya atau penjualan yang terlewat. Setelah Anda menunjukkan bahwa perusahaan memiliki masalah nyata, berikan solusi Anda. Bandingkan manfaat yang diperoleh perusahaan dengan menambahkan karyawan baru ke biaya membawa mereka. Tunjukkan kerugian yang dihadapi perusahaan jika tidak mempekerjakan pekerja baru. Jangan lupa menyertakan potensi penjualan dan pendapatan yang hilang jika perusahaan tidak mengatasi situasi kekurangan staf. Pilih sepotong informasi penting yang Anda ingin menonjol yang dapat Anda sertakan dalam catatan tambahan untuk surat Anda.
