Organisasi tidak dapat menerima setiap proposal yang mereka terima, dan karenanya harus menulis surat untuk memberi tahu bisnis bahwa mereka menolak proposal mereka. Ini sering ditangani melalui email. Perusahaan menolak proposal membuat surat dan mengirimkannya ke bisnis yang sesuai. Setiap kali perusahaan menulis surat penolakan, ia harus mempertimbangkan beberapa poin utama, termasuk menjaga surat-surat itu diplomatis, tulus dan singkat.
Gunakan baris subjek. Saat Anda menulis email, ada opsi untuk mengisi subjek pada baris subjek. Saat menulis surat penolakan proposal, gunakan baris subjek untuk memberi tahu orang tersebut tentang apa email tersebut. Itu tidak harus mengandung kata-kata "Penolakan Proposal" tetapi dapat menyatakan sesuatu seperti "Menanggapi Proposal Anda."
Buat pemformatan tetap sederhana. Jangan gunakan jenis font mewah atau jenis format khusus apa pun. Gunakan pemformatan standar yang dimiliki sebagian besar surel dan jaga agar kata-kata tetap rata dengan margin sebelah kiri.
Alamat surel. Mulai email dengan mengalamatkannya ke contact person yang menulis proposal asli. Jika tidak ada penghubung tertentu yang tercantum dalam proposal, alamatkan ke departemen sumber daya manusia perusahaan.
Nyatakan tujuan email tersebut. Bersikaplah jelas, langsung, dan diplomatis saat Anda memulai surat. Beri tahu pembaca bahwa Anda menulis surat ini untuk dengan menyesal memberitahukan kepadanya bahwa perusahaan Anda menolak proposal yang diajukan olehnya atau perusahaannya. Pastikan untuk memasukkan nama perusahaan Anda dan tujuan proposal asli.
Sertakan alasannya. Surat penolakan harus tulus dan sepenuh hati. Karena itu, sebagian besar bisnis menyertakan alasan yang menjelaskan mengapa mereka menolak proposal tersebut. Alasannya bervariasi untuk penolakan proposal, tetapi umumnya terkait dengan biaya.
Berikan harapan positif kepada pembaca.Beri tahu pembaca bahwa Anda ingin dia dan bisnisnya baik di masa depan dan undang dia untuk menawarkan proposal untuk proyek masa depan yang mungkin dimiliki perusahaan Anda.
Tanda tangani surat itu. Di akhir email, tandatangani surat “Hormat” diikuti dengan nama dan judul Anda.
Kiat
-
Selalu pastikan untuk mengoreksi surat bisnis sebelum mengirimnya. Jangan mengatakan hal-hal negatif tentang perusahaan, alih-alih usahakan agar surat itu tetap positif.
