Penanggung harus membuat keputusan sulit tentang cakupan perawatan. Sering ada garis tipis antara perawatan yang diperlukan secara medis dan perawatan opsional; misalnya, jika seorang pasien memiliki kista jinak di dahinya yang menyakitkan, tetapi tidak membahayakan kesehatannya secara keseluruhan, perusahaan asuransi harus memutuskan apakah akan menutup pengobatan itu. Jika klaim tertentu ditolak, pasien memiliki opsi untuk mengajukan banding atas keputusan perusahaan asuransi. Proses banding bisa rumit, tetapi salah satu elemen dari banding adalah surat dari pasien yang meminta perusahaan asuransi untuk mempertimbangkan kembali keputusan.
Mulailah surat itu seperti halnya surat bisnis lainnya. Jika surat Anda tidak ditulis di kop surat, daftarkan alamat Anda di bagian atas huruf satu baris di atas tanggal. Ketikkan tanggal berikutnya, dan dua spasi di bawahnya, nama dan alamat perusahaan asuransi. Jika Anda memiliki perwakilan kasus di perusahaan asuransi, ketikkan nama orang tersebut di atas nama perusahaan.
Ketik baris subjek yang secara singkat menyatakan surat itu adalah banding dari penolakan pertanggungan untuk prosedur tertentu. Juga sertakan nama Anda, nomor polis, dan nomor grup di baris subjek.
Ketik "Dear (Nama perwakilan)" atau "Dear Sir atau Madam" diikuti oleh titik dua. Jika memungkinkan, hubungi perusahaan asuransi untuk mencoba mendapatkan nama perwakilan Anda, karena surat yang ditujukan kepada orang tertentu lebih mungkin ditangani dengan cepat daripada surat kepada khalayak umum.
Mulailah paragraf pertama dengan menyatakan bahwa ini adalah surat banding untuk (ketikkan nama Anda) berkenaan dengan (nyatakan prosedurnya). Berikan tanggal surat penolakan, dan nyatakan mengapa prosedur itu ditolak oleh perusahaan asuransi. Minta perusahaan untuk mempertimbangkan kembali keputusannya.
Diskusikan perlunya prosedur dalam paragraf kedua. Gunakan keputusan dokter sebagai dukungan, dan lampirkan surat dari dokter Anda yang menyatakan alasan medis mengapa prosedur tersebut diperlukan atau diperlukan. Jelaskan apa yang mungkin terjadi karena Anda tidak menjalani prosedur ini.
Beri tahu perusahaan asuransi bahwa Anda memberikan bukti tambahan, seperti laporan medis dan surat dari dokter, untuk pertimbangan mereka. Jaga nada suara Anda tetap jelas dan tenang, tetapi teguh. Perincikan keahlian dokter dan fasilitas medis sebagai dukungan.
Secara formal mintalah perusahaan asuransi untuk mempertimbangkan kembali keputusan dan untuk menutup prosedur, berdasarkan dokumentasi pendukung dari dokter Anda. Berikan informasi kontak Anda dan informasi kontak dokter.
Ketik "Hormat," dan lewati tiga baris. Ketikkan nama Anda. Cetak surat dan tandatangani di atas nama Anda.
Buat dua salinan surat itu. Simpan satu untuk catatan Anda dan teruskan yang lain ke dokter Anda.
Kirimkan surat dengan dokumen pendukung ke penanggung. Jika prosedur dijadwalkan segera terjadi, kirimkan dokumen melalui Priority Mail dari United States Postal Service atau layanan serupa.
Hubungi perusahaan asuransi setelah satu minggu dan tanyakan apakah mereka telah menerima informasi.
