Menulis surat penolakan tawaran adalah hal yang umum, namun tidak disukai dalam menjalankan bisnis. Surat penolakan tawaran ditulis oleh perusahaan untuk memberi tahu perusahaan lain bahwa tawaran yang dilakukan perusahaan tidak diterima. Saat menulis surat jenis ini, perlu diingat bahwa pesan Anda harus sopan dan langsung. Itu harus menjelaskan alasan mengapa tawaran itu ditolak dan juga harus menyampaikan bahwa tawaran masa depan dari perusahaan ini dengan senang hati akan dipertimbangkan.
Persiapkan judul surat itu. Masukkan tanggal, nama perusahaan, nama orang yang bisa dihubungi dan alamat perusahaan yang tawarannya ditolak.
Alamat surat itu dengan tepat dan dengan hormat. Surat itu harus dialamatkan dengan menggunakan kata "Dear" dan nama kontak harus dicantumkan berikutnya.
Mulailah surat itu dengan mengucapkan terima kasih kepada perusahaan atas tawarannya. Surat penolakan tawaran harus sopan dan harus secara khusus berterima kasih kepada perusahaan yang menawarkan penawaran. Itu juga dapat mencakup tanggal dan pekerjaan untuk tawaran itu.Jika berlaku, sertakan kalimat yang menyatakan bahwa Anda terkesan dengan perincian tertentu dari penawaran dan tuliskan apa itu.
Tolak tawaran perusahaan. Menyatakan dengan sopan bahwa tawaran yang dilakukan oleh perusahaan ini belum diterima dan tawaran dari perusahaan lain telah diterima.
Tawarkan alasan penolakan. Setelah menyatakan bahwa tawaran itu ditolak, berikan perusahaan satu atau dua alasan mengenai perincian mengapa keputusan ini dibuat. Mungkin karena harga atau barang berkualitas rendah, atau karena perusahaan khusus ini tidak mapan. Ini menawarkan peluang bagi perusahaan pelelangan untuk mengetahui masalahnya dan memiliki kesempatan untuk memperbaikinya dalam keputusan bisnis di masa depan.
Dorong perusahaan untuk mengajukan tawaran lagi di masa mendatang. Tutup surat itu dengan membiarkan pintu terbuka untuk peluang di masa depan. Ini membuat perusahaan penawaran mengetahui bahwa penawaran di masa depan diterima dan bahwa selalu ada kemungkinan bahwa penawaran di masa depan akan dipertimbangkan dan mungkin diterima.
Tanda tangani surat itu. Gunakan kata "Hormat" saat menutup surat dan tandatangani nama Anda. Lampirkan kartu nama dengan surat tersebut, yang selanjutnya mendorong perusahaan yang mengajukan penawaran untuk melanjutkan penawaran pada proyek-proyek mendatang.
