Menyampaikan berita buruk tidak mudah, terutama jika Anda membenci orang yang mengecewakan. Namun, pada titik tertentu dalam karir Anda, Anda mungkin harus menulis surat penolakan untuk memberi tahu pelamar bahwa tawaran pekerjaannya tidak berhasil. Dengan pendekatan yang tepat, Anda bisa menulis surat yang menyampaikan kabar buruk namun tetap sopan.
Mulailah surat berterima kasih kepada pemohon untuk waktunya. Surat itu harus dimulai dengan "Tuan atau Nyonya …" dan selanjutnya mengucapkan terima kasih atas nama organisasi.
Nyatakan penolakan dengan cara yang jelas sehingga tidak ada kebingungan untuk penerima. Jangan menggunakan kata-kata positif untuk memulai kalimat negatif. Misalnya, "Kami sangat terkesan dengan resume Anda, tetapi menyesal untuk memberi tahu Anda bahwa Anda tidak memenuhi syarat untuk posisi itu." Jelas dan ringkas sehingga penerima tahu persis apa yang Anda maksud. Jangan membuat surat lebih lama dari yang seharusnya; sampaikan kabar buruk sesegera mungkin, sambil tetap sopan.
Jelaskan alasan keputusan itu. Mungkin pekerjaan itu sudah diisi atau ada kesalahan dalam dokumen aplikasi. Memberikan alasan penolakan adalah penting jika Anda ingin membantu pelamar meningkatkan peluangnya untuk sukses di masa depan atau jika Anda ingin menunjukkan kesalahan yang mudah diperbaiki. Namun, beberapa perusahaan atau perorangan menawarkan alasan retoris; ini adalah pilihan untuk menghindari mengatakan yang sebenarnya. Misalnya, jika orang tersebut terlambat ke wawancara atau tampaknya memiliki kebersihan yang buruk, Anda harus menggunakan retorika alih-alih menjelaskan alasan sebenarnya.
Tutup surat dengan kalimat sopan dan catatan niat baik. Misalnya, "Kami menghargai waktu dan upaya Anda selama proses wawancara." Semoga pelamar yang terbaik di masa depan dan mendorong mencoba lagi. Jangan membuat akhir yang panjang dan ditarik keluar dengan risiko tampak tidak tulus.
Kiat
-
Pastikan untuk mengirim surat penolakan tepat waktu. Jangan biarkan orang itu menggantung untuk keputusan akhir.
