Bisnis menetapkan prosedur pembelian untuk memastikan bahwa pembelian adalah demi kepentingan terbaik perusahaan dan bahwa uang dibelanjakan secara efisien. Prosedur ini mencakup semuanya, mulai dari pembelian kecil dari satu vendor hingga proses penawaran yang luas. Dalam proses penawaran, manajer pembelian memilih penawaran terbaik dari daftar penawaran vendor, berdasarkan biaya, keandalan, dan kerangka waktu untuk menerima barang.
Kas kecil
Bisnis menetapkan batas untuk pembelian kas kecil, seperti $ 25 atau $ 100. Seorang karyawan melakukan pembelian dengan kas kecil sering melakukannya dengan uangnya sendiri. Dia menyimpan tanda terima dan menyerahkan formulir kepada atasannya atau departemen penggajian yang mencakup biaya barang termasuk pajak, alasan pembelian, tanggal dan vendor. Dia kemudian menerima penggantian untuk pembelian dari dana kas kecil.
Pasar terbuka
Pembelian pasar terbuka tidak memerlukan proses penawaran, tetapi seringkali memerlukan persetujuan dari departemen pembelian karena harga barang berada di atas batas kas kecil. Pemohon membuat permintaan barang, kadang-kadang menyebutkan vendor tertentu, dan jika permintaan disetujui, ia melakukan pembelian langsung dari vendor. Dia dapat berkeliling dan menerima penawaran harga verbal dari vendor, tetapi dia tidak harus dan dapat memilih vendor sendiri.
Penawaran Pemohon
Suatu bisnis menetapkan batas pembelian untuk menentukan kapan pemohon akan menangani sebagian besar proses penawaran pembelian dan kapan departemen pembelian akan melakukannya. Jika biaya barang di bawah batas itu dan proses penawaran diperlukan, pemohon menyusun daftar penawaran dari vendor dan mengajukan penawaran ke departemen pembelian, yang memilih vendor dengan penawaran terbaik. Proses penawaran penanya dapat mencakup jangka waktu untuk menerima tawaran.
Penawaran Departemen Pembelian
Ketika biaya barang atau jasa melampaui batas pembelian, departemen pembelian menangani sebagian besar proses penawaran pembelian, dengan bantuan dari pemohon. Pemohon menjelaskan mengapa ia membutuhkan barang dan departemen pembelian meminta penawaran dari vendor selama beberapa hari. Setelah waktu itu berakhir, departemen pembelian memilih vendor dengan penawaran terbaik.
