Email dan alat komunikasi elektronik lainnya mungkin telah mendorong surat-surat kertas ke tepi kesadaran, tetapi akan menyesatkan untuk menyarankan bahwa seni menulis surat sudah mati. Sebaliknya, bisnis menggunakan surat setiap hari untuk mengirim informasi, mengomunikasikan kondisi penting kepada pelanggan dan meletakkan sesuatu yang nyata di tangan penerima. Sebuah surat semi formal sangat tepat ketika Anda mengetahui penerima, tetapi bukan sebagai teman.
Apakah Semi-Formal Format yang Benar?
Pertimbangkan selalu penerima ketika menyiapkan surat bisnis. Surat semi-formal sesuai ketika Anda mengenal penerima atau berkomunikasi dengannya secara teratur, misalnya, akuntan yang menjaga pembukuan Anda atau manajer kantor pemasok utama Anda. Jika Anda tidak mengenal orang itu sama sekali, pilih gaya huruf formal. Surat semi formal lebih sopan daripada surat informal. Anggap saja itu sebagai persilangan antara jenis surat resmi yang mungkin Anda tulis dengan regulator pemerintah dan gaya surat yang santai yang bisa Anda tulis kepada teman.
Ikuti Format Surat Bisnis Standar
Surat semi formal mengikuti format surat bisnis standar; hanya bahasa yang akan Anda modifikasi untuk membuat nada netral. Pilih alat tulis yang dicetak dengan kop surat bisnis Anda dan tuliskan nama dan alamat bisnis penerima di sisi kiri atas halaman. Jadi, jika Anda menulis kepada CEO perusahaan pemasok, alamat orang dalam akan berbunyi:
Ms. Catherine Torrance, CEO
Perusahaan Acme
123 Acme Street
Bartlesville, Oklahoma 74003
Selanjutnya, tulis tanggal dalam format bulan-hari-tahun. Adalah konvensional dalam penulisan bisnis untuk menulis bulan sebagai kata: "28 Maret 2018."
Pilih salam
Gunakan nama belakang penerima yang diikuti oleh tanda titik dua - "Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. Nama keluarga:" Untuk beberapa penerima, cantumkan nama semua penerima - "Dear Ms. Tomaker, Mr. Bennett, dan Dr. Toulson-Smith: "Jangan tulis nama depan; itu dianggap kasar. Jika Anda tidak tahu nama penerima, lakukan riset online untuk menemukannya. Gunakan salam generik seperti "Direktur Penjualan yang Terhormat:" hanya sebagai upaya terakhir. Dalam skenario ini, akan lebih baik untuk mengatasi surat Anda "Dear Sir" atau "Dear Madam" dan menggunakan nada formal.
Struktur Tubuh untuk Kejelasan
Isi surat Anda harus bernada sopan dan netral. Gunakan kata-kata sehari-hari alih-alih kata-kata formal, misalnya, "juga" alih-alih "lebih jauh" dan "tetapi" alih-alih "." Kontraksi seperti "Aku," "tidak" dan "tidak akan" baik-baik saja dalam surat semi-formal asalkan sesuai dengan gaya rumah perusahaan Anda. Buka dengan menjelaskan alasan mengapa Anda menulis dan buat poin yang tersisa dalam dua hingga empat paragraf dengan cara yang logis, satu ide per paragraf. Hormati waktu penerima dan simpan surat sesingkat dan sesingkat mungkin.
Tulis Tutup Gratis
Anda memiliki berbagai opsi untuk mengakhiri surat semi-formal, jadi pilihlah penutup yang sopan tapi sopan dari daftar di bawah ini:
- Hormat kami,
- Hormat kami,
- Hormat kami,
- Hormat kami,
- Dengan hormat,
- Semoga sukses,
Selesai dengan mengetik nama dan judul Anda, lalu cetak surat dan tandatangani nama Anda di ruang antara penutup dan nama yang Anda ketikkan.
Contoh Surat Semi Formal
Menyatukan semuanya, berikut adalah contoh surat semi-formal pendek:
Yth. Ms. Mears:
Saya menulis untuk secara resmi mengundang Anda menjadi pembicara tamu dan fasilitator lokakarya di 2019 Industrial Sales Conference yang akan datang.
Tema konferensi ini adalah "Penjualan: Menunggangi Gelombang Teknologi." Itu akan diadakan di Ernest N. Morial Convention Center di New Orleans dari 3 hingga 5 Oktober 2019.
Sekadar informasi, Katerina Houlden dari Intelligent Sales akan menjadi pembicara utama pembuka. Tema presentasinya adalah "Menguasai Data Besar Penjualan." Jika Anda masuk ke portal konferensi kami di www.indsalescon.net, Anda dapat melihat rancangan program saat ini dan tema-tema spesifik yang akan dibahas oleh pidato dan lokakarya untuk sementara waktu.
Kami berharap kehadiran akan menjadi yang tertinggi tahun ini, di bidang 4.000 delegasi dan 80 pembicara. Saya akan senang dan merasa terhormat jika Anda berkontribusi pada acara bergengsi ini.
Saya akan menghargainya jika Anda dapat membalas dengan baik pada tanggal 30 Mei. Dari sana, saya dapat memberikan Anda informasi lebih lanjut yang mungkin Anda butuhkan.
Semoga sukses,
Jane Doe
