Menjadwal ulang acara bisnis besar bisa menjadi mimpi buruk logistik; bahkan dengan alasan paling kredibel untuk mengubah tanggal, klien dan kontak bisnis akan jengkel dan tidak nyaman. Cara Anda menyajikan informasi juga akan berdampak besar pada kesan yang akan dimiliki peserta; berhati-hatilah agar terdengar minta maaf namun optimis, sehingga penerima akan melihat penjadwalan ulang sebagai kemunduran sementara bukan sebagai salah langkah atau hasil dari perencanaan yang buruk.
Masukkan sepotong kop surat perusahaan ke printer Anda; ini adalah pemberitahuan resmi tentang menjadwal ulang acara yang Anda hosting. Waktu sangat penting dan kop surat akan menangkap perhatian penerima lebih efektif daripada kertas biasa.
Buka program pengolah kata pilihan Anda. Mulailah dokumen baru dengan memilih "File" dan "Baru."
Ketikkan tanggal dan lewati satu baris. Gunakan fitur gabungan surat di program pengolah kata Anda untuk memasukkan nama dan alamat peserta.
Mulailah dengan menyatakan bahwa Anda harus menjadwal ulang acara, dan menyegarkan ingatan mereka tentang apa acara itu dan kapan acara itu seharusnya diadakan semula.
Mohon maaf dengan tulus dan jelaskan alasan keterlambatannya. Jangan meminta maaf lebih dari sekali atau penerima mungkin melihat ini sebagai pengakuan bersalah atau salah kelola.
Berikan detail tentang kapan acara akan terjadi. Jika perusahaan Anda menawarkan kompensasi untuk biaya pemesanan ulang atau insentif lain, perincian bagaimana peserta dapat mengajukan kompensasi. Mainkan kabar baiknya; jika penjadwalan ulang adalah kejadian yang menguntungkan, seperti penjadwalan ulang untuk waktu dengan cuaca yang lebih baik, komentari itu.
Ucapkan terima kasih kepada para peserta atas kerja sama mereka, dan berikan mereka informasi kontak untuk siapa mereka dapat menelepon jika mereka memiliki pertanyaan atau kesulitan menjadwal ulang kunjungan mereka.
Tanda tangani surat "Hormat saya," dan lewati tiga baris. Ketikkan nama dan judul lengkap Anda. Cetak huruf dan tandatangani masing-masing di atas nama yang Anda ketikkan.
Kirimkan surat-surat dengan layanan tercepat yang Anda mampu. Jika Anda tidak mampu mengirim banyak surat melalui Priority Mail, teleponlah setiap peserta terlebih dahulu dan beri mereka informasi dasar tentang menjadwal ulang acara. Beri tahu mereka bahwa akan ada surat resmi.
