Jangan mengandalkan panggilan telepon untuk mendapatkan hasil yang Anda butuhkan. Ketika berbicara di telepon dengan layanan pelanggan, perusahaan asuransi, bisnis, atau siapa pun tentang masalah penting, Anda perlu menindaklanjuti dengan surat konfirmasi untuk membuat catatan tertulis untuk digunakan di masa depan.
Item yang Anda butuhkan
-
pengolah kata
-
kertas
-
amplop
-
stempel
Surat konfirmasi adalah cara untuk membuat catatan tertulis dari percakapan telepon yang dapat digunakan di lain waktu untuk membuktikan apa yang dibahas. Surat konfirmasi menyelesaikan tiga hal: 1) membantu para pihak melacak tanggung jawab; 2) memberi tahu penerima bahwa percakapan tidak akan dilupakan; dan 3) dapat digunakan sebagai bukti dalam proses pengadilan untuk membuktikan versi acara Anda.
Rencanakan surat Anda sebelum percakapan telepon dengan membuat daftar hal untuk didiskusikan. Untuk setiap item diskusi, tentukan siapa yang bertanggung jawab dan kapan item tersebut diselesaikan. Jika ada kemungkinan, identifikasi mereka.
Setelah percakapan telepon Anda, mulailah menulis surat Anda. Sertakan tanggal, penerima, dan baris subjek. Tulis surat dengan jelas dan singkat. Surat itu harus faktual dan akurat. Tinggalkan komentar, spekulasi, dan emosi. Sebagai aturan, jangan gunakan tanda seru. Jangan mencoba mengintimidasi atau menggertak. Ingat, surat itu mungkin akhirnya dibacakan kepada hakim atau juri, dan Anda tidak ingin dianggap menjengkelkan atau tidak masuk akal.
Mulailah surat dengan "Surat ini untuk mengkonfirmasi percakapan telepon kami pada tanggal tentang ___"Lalu jelaskan secara akurat apa yang telah dibahas dengan menentukan siapa yang mengatakan apa. Pastikan Anda memasukkan semua informasi penting, termasuk siapa yang bertanggung jawab atas item tindakan, kapan akan selesai, dan segala kemungkinan. Akhiri surat dengan" Tolong tuliskan dengan " beri tahu saya secara tertulis sesegera mungkin jika sesuatu yang dijelaskan di atas tidak akurat. "Lalu tandatangani surat itu.
Pastikan Anda membuat dan menyimpan salinan surat yang ditandatangani, lalu kirimkan. Jika subjek dari surat itu kritis dan Anda memiliki alasan untuk meyakini bahwa penerima dapat menolak menerima surat itu, maka kirimkan surat itu melalui surat resmi. Jika Anda memiliki alamat email penerima, maka email itu tidak apa-apa.
