Sebagian besar sistem akuntansi menawarkan laporan penuaan A / P (hutang dagang) untuk membantu manajer mengendalikan liabilitas lancar. Laporan ini menunjukkan hutang perusahaan, kepada siapa dan untuk berapa lama. Ketika uang tunai terbatas, biasanya menjadwalkan pembayaran tagihan sesuai dengan waktu jatuh tempo dan tidak membayar semua tagihan secara bersamaan.
Makna
Laporan penuaan A / P tidak hanya membantu perusahaan mengelola arus kas, tetapi juga memungkinkan mereka untuk mengambil keuntungan dari diskon pembayaran awal. Laporan populer ini berisi informasi terperinci, yang dapat digunakan manajemen dalam mengidentifikasi kesalahan dan perbedaan. Total pada laporan penuaan biasanya mewakili total kewajiban lancar dari suatu bisnis dan harus sesuai dengan saldo hutang dalam buku besar umum. Misalnya, jika laporan penuaan menunjukkan bahwa $ 200 berhutang, jumlah ini juga harus dalam buku besar. Jika bukan itu masalahnya, diperlukan penelitian untuk mengidentifikasi masalah dan memperbaikinya.
Format
Laporan penuaan dapat disiapkan oleh vendor, tanggal faktur, tanggal pembayaran dan format lainnya. Gaya paling umum menunjukkan nama vendor di sebelah kanan dan empat kolom bernama "dalam 30 hari," "antara 30 dan 60 hari," "antara 61 dan 90 hari," dan "lebih dari 90 hari." Angka ditempatkan di dalam kolom-kolom ini tergantung pada berapa lama tagihan beredar.Biasanya laporan ini berisi kolom "total" di sebelah kanan, di mana semua nomor kolom ditambahkan dan kewajiban total dihitung
Analisis
Selain memastikan bahwa tagihan dibayar tepat waktu, manajer menggunakan laporan penuaan A / P untuk menganalisis arus kas dan bagaimana kewajiban berkorelasi dengan persediaan dan harga pokok penjualan. Rasio keuangan dapat membantu dalam analisis, seperti rasio "hutang hari", yang dihitung dengan membagi rata-rata hutang yang dibayarkan dengan harga pokok penjualan per hari. Ketika rasio ini terlalu rendah atau terlalu tinggi, saatnya untuk menganalisis penuaan dan menemukan area yang dapat ditingkatkan.
Pertimbangan
Agar laporan yang lebih tua memberikan informasi yang bermakna, data yang dimasukkan pada sistem hutang harus akurat. Pastikan periode sebelumnya ditutup untuk mencegah posting entri ke periode yang salah di masa lalu. Juga, cari duplikat dalam file master hutang dagang, masalah umum di area ini, di mana vendor mungkin telah dimasukkan lebih dari sekali. Beberapa sistem memungkinkan vendor untuk digabungkan dengan mudah, memperbaiki duplikasi masalah rekaman. Gunakan fungsi ini jika tersedia, karena alternatifnya adalah mentransfer data secara manual, yang bukan merupakan proses yang efisien.
