Targetkan sasaran Anda saat Anda mengirim keluhan, atau ketika Anda meminta bantuan layanan pelanggan. Menangkan pertempuran surat layanan pelanggan dengan menguasai rasa frustrasi Anda sendiri dan menyusun permintaan yang sopan, koheren untuk perbaikan. Tulis surat layanan pelanggan untuk mendapatkan hasil dengan mengikuti beberapa pedoman sederhana, sangat mirip dengan tradisi di kalangan wartawan surat kabar.
Siapa?
Alamat surat Anda dengan hati-hati. "Pastikan Anda mengirimkannya ke … orang yang dapat menindaklanjutinya," kata Rosalie Maggio, penulis How to Say It.
Teliti nama dan alamat yang sesuai; jangan menebak atau berasumsi. Atasi keluhan Anda ke "John Smith, Direktur Layanan Pelanggan, ABC Gadget Corporation" dengan alamat jalan yang sesuai dan bukan hanya "Departemen Layanan Pelanggan."
Hubungi kantor perusahaan untuk mendapatkan informasi, cari sumber daya daring seperti Hoover (sumber daya di bawah), atau coba Better Business Bureau jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut.
Apa, Dimana dan Kapan?
Gunakan bahasa yang bermartabat dalam surat Anda. Identifikasi produk atau layanan yang menjadi topik keluhan Anda. Tentukan detail seperti merek, model, tahun, tanggal pengiriman atau tanggal pemasangan.
"Ketika menjelaskan masalah, spesifik dan langsung ke pokok permasalahan. Hanya dengan menyatakan bahwa produk 'tidak berfungsi' tidak memberikan informasi yang cukup. Ringkasan terperinci dari keluhan Anda akan membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah Anda," saran situs web RocketLawyer, yang menyediakan templat surat keluhan pelanggan.
"Saya membeli satu set MagnaGadget tiga minggu yang lalu dan mulai mengalami masalah segera setelah saya membongkar. Gadget tidak akan tinggal di rak atau di pegangan," memberikan informasi lebih banyak daripada "Produk Anda bau!" Berikan alat yang dibutuhkan perusahaan untuk menangani keluhan Anda.
Bagaimana?
Buat daftar langkah-langkah yang telah Anda ambil sejauh ini untuk menyelesaikan masalah. Jelaskan apa yang telah Anda lakukan dan respons apa yang Anda terima.
"Toko tempat saya membeli set merujuk saya ke departemen layanan pelanggan lokal Anda di sini di Metro. Mr. George Allenby di kantor itu mengatakan mereka tidak dapat membantu saya karena saya membeli set dari outlet diskon. Pembelian saya didasarkan pada ABC reputasi untuk gadget yang andal dan saya sangat kecewa dengan responsnya sejauh ini."
Tawarkan solusi spesifik dan memuaskan untuk masalah tersebut. "Saya percaya ABC membuat produk yang bagus. Ini mungkin hanya kesalahan kecil bagi perusahaan, tetapi ini merupakan masalah besar bagi saya. Jika ABC akan mengganti perangkat MagnaGadget yang rusak, saya akan senang." Berikan perusahaan cara untuk memperbaikinya, tetapi bersikaplah wajar.
Mengapa?
Perlakukan penerima surat seperti yang Anda ingin diperlakukan: Martabat dan sopan santun akan memberikan Anda hasil yang lebih baik daripada kekasaran dan perilaku ofensif. Ikuti saran ini: "… ingatlah untuk bersikap bijaksana, tetapi teguh. Jika Anda merasa telah dianiaya, tetap berpegang pada senjata Anda dan jangan puas sampai masalahnya telah diperbaiki," tegas di sini oleh Margaret McCarthy dalam Menulis Surat Dibuat mudah. Dapatkan rasa hormat dari penerima surat dengan pendekatan yang sopan dan masuk akal dan Anda akan jauh lebih mungkin menyelesaikan masalah dengan memuaskan Anda.
Informasi Penulisan Surat Lainnya
Surat Keluhan untuk Orang Sibuk; John Bear dan Maria Bear, 1999
Terkejut, Terkejut, dan Cemas: Cara Menulis Surat Keluhan yang Mendapat Hasil; Ellen Phillips, 1998
