Surat keluhan berfungsi sebagai catatan permanen keluhan Anda dengan seseorang atau organisasi. Surat yang ditulis dengan baik menyatakan dengan jelas masalah yang Anda temui dengan produk atau layanan tertentu dan resolusi yang diharapkan. Saat menulis surat Anda, pilih nada yang tenang dan profesional. Hindari ancaman, kata-kata kasar yang tidak pantas, sarkasme, atau bahasa yang tidak pantas. Dalam kebanyakan kasus, Anda menulis surat kepada seseorang yang tidak bertanggung jawab atas masalah Anda, tetapi ia dapat membantu menyelesaikannya.
Alamat surat Anda ke orang tertentu. Jangan gunakan "Dear Sir" atau "Kepada Siapa Pun." Hubungi switchboard perusahaan dan minta nama dan judul manajer yang sesuai. Konfirmasikan ejaan namanya yang benar. Jika Anda tidak dapat mengidentifikasi nama, gunakan judul yang sesuai seperti "Manajer Layanan Pelanggan."
Gunakan pena dan kertas atau versi konsep program pengolah kata Anda untuk mencatat semua detail yang berkaitan dengan keluhan Anda. Sertakan informasi seperti nama produk dan deskripsi, nomor pesanan, nama merek, nomor model, harga dan tanggal pembelian. Fotokopi semua dokumen yang berkaitan dengan keluhan Anda. Baca kembali semua informasi dan pastikan keluhan Anda sah.
Mulailah surat itu dengan nada positif. Gunakan paragraf pertama untuk membahas beberapa aspek positif dari organisasi. Misalnya, Anda dapat menyebutkan kesetiaan Anda pada nama merek atau transaksi spesifik apa pun dengan personel perusahaan. Misalnya, "Di masa lalu, saya menikmati mengunjungi toko Anda. Banyak rekan penjualan menyambut saya dengan nama dan pergi keluar dari jalan mereka untuk memastikan bahwa saya puas dengan pembelian saya."
Nyatakan sifat keluhan Anda di paragraf kedua. Masukkan semua detail yang perlu diketahui pembaca untuk memproses keluhan Anda. Misalnya, "Di bawah ketentuan jaminan 30 hari saya, saya mengembalikan monitor yang saya beli pada tanggal 7 Maret 2011, seharga $ 373,89. Terlampir adalah fotokopi kwitansi." Jangan mengirim salinan asli kwitansi atau dokumen lain.
Gunakan paragraf ketiga untuk secara jelas menyatakan harapan Anda. Misalnya, "Karena pemanggang tidak berkinerja seperti yang ditunjukkan oleh pabrikan, saya mengharapkan pengembalian uang penuh dan segera sebesar $ 47,83 ditambah ongkos kirim yang saya bayar untuk pengembalian pemanggang. Saya akan menunggu empat minggu untuk tanggapan Anda. Jika saya tidak mendengar dari Anda, saya akan menghubungi Better Business Bureau."
Kiat
-
Sertakan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda. Tulis paragraf pendek dan pertahankan panjang surat ke satu halaman. Minta teman atau kerabat yang tepercaya untuk mengoreksi surat Anda. Selain memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa, ia harus memastikan bahwa nada surat itu sesuai.
