Mengubah prosedur penagihan perusahaan Anda dapat memengaruhi cara Anda melakukan bisnis dengan banyak pelanggan. Anda tidak bisa begitu saja mengubah tanggal faktur yang dijadwalkan, menaikkan jumlah pembayaran atau merevisi ketentuan Anda tanpa memberi pemberitahuan terlebih dahulu kepada pelanggan Anda. Kalau tidak, Anda menghadapi prospek panggilan, keluhan, kehilangan pendapatan, dan komentar negatif. Buat surat yang Anda kirim ke pelanggan sehingga memberikan jawaban lengkap untuk "siapa, apa, kapan, dan di mana" dari kebijakan baru Anda.
Tujuan Klarifikasi
Pengumuman formal tentang perubahan prosedural harus terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang sumber informasi, populasi yang dipengaruhi dan sifat perubahan. Untuk mencapai tujuan ini, gunakan kop surat perusahaan Anda sehingga penerima segera mengetahui identitas Anda. Jika Anda mengatur pesan Anda dalam perangkat lunak pengolah kata sebagai proyek penggabungan surat, Anda dapat memasukkan salam khusus ke setiap surat untuk menghindari pengenalan "Pelanggan yang Terhormat" yang ditakuti yang merepersonalisasikan pesan apa pun. Tegaskan kembali penghargaan Anda untuk bisnis penerima dan jelaskan dasar-dasar kebijakan dalam paragraf pertama yang singkat. Misalnya, Anda dapat mengumumkan "Karena kami menghargai Anda sebagai pelanggan, kami menghubungi Anda untuk memberi tahu Anda tentang perubahan mendatang dalam prosedur penagihan kami yang memengaruhi akun Anda bersama kami."
Berikan Detail
Setelah Anda memperkenalkan keseluruhan topik komunikasi Anda, lanjutkan ke poin di paragraf berikutnya. Jelaskan - sejelas mungkin - perubahan yang datang dan bagaimana aturan baru berbeda dari yang lama. Pelanggan ingin tahu persis bagaimana kebijakan Anda memengaruhi mereka. Jika Anda gagal memberikan penjelasan yang jelas dan logis yang menjawab semua pertanyaan jelas yang ditimbulkannya, telepon Anda akan mulai berdering segera setelah surat-surat Anda tiba di kotak surat penerima. Untuk memastikan bahwa Anda telah membahas semua detail yang diperlukan, mintalah teman, kolega, atau orang luar lainnya untuk membaca surat Anda dalam tahap prototipe dan sempurnakan pesan Anda sehubungan dengan pertanyaan yang mereka ajukan.
Konfirmasi Waktu
Gambarkan dengan tepat kapan perubahan mulai berlaku. Jika pelanggan harus mulai menggunakan alamat pembayaran baru yang efektif dengan siklus penagihan bulan tertentu, beri tahu mereka "Mulai dengan pembayaran bulan dan tahun Anda, silakan kirim cek Anda ke alamat." Jika pelanggan akan melihat perubahan dalam ketentuan pembayaran, beri tahu mereka "Kami menaikkan pembayaran minimum Anda dari angka menjadi angka persen saldo Anda pada bulan dan tahun." Untuk menghindari kebingungan, gunakan pernyataan waktu ini untuk merekap perubahan dan memberikan tanggal lengkap sehingga surat Anda menjadi referensi di masa mendatang untuk file pelanggan.
Jadikan Resmi
Sebelum Anda menutup surat, jelaskan dengan tegas tetapi ramah bahwa perubahan Anda tidak mewakili ketentuan opsional. Pelanggan harus menyadari bahwa mereka tidak dapat menyisih dari prosedur Anda, kecuali dengan menutup akun mereka, dan bahwa terus melakukan bisnis dengan Anda setelah tanggal perubahan menegaskan bahwa mereka menerima dan setuju untuk mematuhi aturan baru Anda. Berikan nama dan informasi kontak Anda, meskipun semuanya muncul sebagai bagian dari kop surat Anda, dan tekankan bahwa Anda menyambut panggilan pelanggan jika mereka memiliki pertanyaan atau komentar.
