Menciptakan checks and balances adalah salah satu cara terbaik untuk membantu bisnis berkembang. Dalam sistem bisnis yang menggunakan checks and balances, peran lebih jelas didefinisikan. Membuat checks and balances memungkinkan Anda untuk menerapkan sistem akuntansi yang mempromosikan pemisahan tugas. Menerapkan pemeriksaan dan saldo dalam bisnis Anda sangat penting dalam membantu Anda mengidentifikasi pencurian internal dan eksternal.
Beli sistem perangkat lunak akuntansi, jika Anda belum memilikinya. Program perangkat lunak akuntansi populer untuk usaha kecil adalah perangkat lunak akuntansi Intuit QuickBooks. Sistem akuntansi Anda harus dapat merekam dan menganalisis data dengan cepat dan akurat. Perangkat lunak akuntansi harus sederhana dan mudah digunakan, tetapi harus dapat berkembang seiring ekspansi bisnis Anda.
Menetapkan peran yang jelas bagi karyawan. Hal terpenting yang harus dilakukan untuk menciptakan check and balance dalam bisnis Anda adalah memisahkan tugas sebanyak mungkin. Orang yang bertanggung jawab atas penanganan uang tunai, atau mengoperasikan perangkat point-of-sale perusahaan Anda, tidak boleh orang yang sama menghitung dan mencatat penjualan untuk hari itu.
Pisahkan tugas piutang dari hutang. Anda tidak ingin orang yang bertanggung jawab menerima pembayaran untuk faktur dan layanan yang dibuat menjadi orang yang sama yang bertanggung jawab untuk membayar faktur keluar dan gaji. Membuat piutang dagang dan hutang yang dapat dipertukarkan dapat menyebabkan penyelewengan uang tunai yang serius.
Penjual tidak boleh diizinkan untuk mengelola inventaris atau memesan bahan dari vendor. Menerapkan check and balance yang membuat satu karyawan bertanggung jawab untuk membeli bahan atau persediaan dan karyawan lain bertanggung jawab untuk menjaga inventaris jadi pada level optimal.
Buat kontrol inventaris yang meminimalkan risiko pencurian internal perusahaan Anda. Perangkat point-of-sale Anda harus bekerja bersama dengan sistem akuntansi Anda untuk memastikan bahwa nomor inventaris akurat. Penjualan, dalam bentuk uang tunai, harus dengan mudah dicocokkan dengan persediaan yang ada. Membuat pemeriksaan dan saldo yang tepat meminimalkan paparan bisnis Anda terhadap penipuan dan penyalahgunaan lainnya.
