Merekam dengan benar risalah rapat merupakan langkah penting yang dapat diabaikan. Dalam beberapa kasus, memelihara catatan pertemuan mungkin merupakan persyaratan hukum. Apakah persyaratan hukum atau tidak, itu adalah cara yang baik untuk membuat semua orang fokus dan tepat waktu setelah pertemuan, dan memberikan catatan sejarah kegiatan organisasi.
Agenda pertemuan
Menetapkan agenda membantu menjaga rapat agar tidak berantakan dan memungkinkan Anda menulis garis besar untuk notulen rapat. Ini menghemat waktu dan membuatnya lebih mudah untuk mengisi kekosongan pada setiap topik seperti yang dibahas.
Informasi Pendahuluan
Beri label bagian atas dokumen "Risalah Rapat untuk Tanggal." Di sudut kanan atas, daftarkan informasi dasar tentang rapat. Catat nama perusahaan, tanggal dan lokasi rapat serta waktu rapat dimulai dan diakhiri.
Siapa yang Hadir
Risalah harus menunjukkan siapa yang menghadiri pertemuan. Tuliskan nama dan judul setiap orang. Jika peserta berasal dari organisasi yang berbeda atau sedang ditambal melalui telepon, ini harus dicatat. Perhatikan juga yang mengambil menit rapat, yang biasanya merupakan sekretaris perusahaan.
Topik Diskusi
Buat topik diskusi tetap sederhana saat menyusun berita acara. Jangan mengutip apa yang dikatakan setiap orang. Tetap pada deskripsi dasar topik dan jelas menyatakan apa keputusan atau hasil yang dicapai. Tidak perlu menjabarkan lebih lanjut dalam menit.
Ketik Menit Segera
Ketikkan menit rapat dengan segera. Semakin banyak waktu yang berlalu sebelum menit diketik, semakin besar kemungkinan Anda akan melupakan sesuatu yang penting yang terjadi. Beberapa orang merasa berguna untuk memiliki alat perekam pada saat pertemuan untuk memiliki catatan untuk memeriksa sesuai kebutuhan saat menyusun menit. Bagikan salinan risalah pertemuan kepada semua yang hadir.
