Apa pun jenis bisnis yang Anda jalankan, sistem penagihan pelanggan Anda adalah salah satu aspek terpenting untuk mendapat untung. Tanpa sistem penagihan piutang yang efektif, Anda akan kesulitan menerima pembayaran. Tanpa pembayaran, bisnis Anda tidak dapat berjalan. Ada beberapa sistem potensial yang dapat Anda terapkan untuk menagih pelanggan Anda; salah satu yang tepat untuk Anda akan sangat tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan.
Penagihan Prabayar
Metode penagihan populer untuk bisnis berbasis layanan, seperti perusahaan telekomunikasi atau penyedia layanan Internet, adalah penagihan prabayar. Dalam jenis penagihan ini, pelanggan membayar di muka untuk jumlah layanan yang ditentukan: jumlah waktu atau unit yang ditentukan. Pembayaran jatuh tempo dan harus diterima sebelum pelanggan Anda memiliki akses ke layanan yang mereka beli. Ini adalah sistem penagihan yang efektif untuk memastikan piutang Anda dibayar secara konsisten sebelum layanan diberikan.
Tagihan Pascabayar
Tagihan pascabayar adalah sistem di mana pelanggan setuju untuk membayar di kemudian hari untuk produk atau layanan yang diterima. Pada akhir periode penagihan yang ditetapkan, Anda akan mengirim faktur kepada pelanggan Anda yang merinci nomor akun, layanan, atau produk yang digunakan, jumlah terutang, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Perangkat lunak penagihan dan akuntansi tersedia untuk membantu menjaga informasi ini. Mungkin sulit untuk menagih tagihan jenis ini jika Anda berurusan dengan pelanggan dengan kredit macet, atau yang hanya menolak pembayaran. Jika Anda menggunakan penagihan semacam ini, pertimbangkan untuk menawarkan diskon untuk pembayaran cepat, tetapi bersiaplah untuk menugaskan staf untuk langsung menghubungi pelanggan untuk tagihan yang belum dibayar. Dalam kasus yang ekstrem, mungkin perlu untuk mengalihkan akun ke agen penagihan.
Memo Kredit dan Debit
Memo kredit dan debit tidak cocok sebagai sistem penagihan tunggal, tetapi penting jika terjadi perubahan pada akun atau pembayaran, atau kesalahan yang dibuat. Anda akan mengeluarkan memo kredit kepada pelanggan yang membayar untuk layanan atau produk yang tidak mereka gunakan atau terima, atau jika kesalahan dalam tagihan Anda menyebabkan pelanggan membayar lebih. Memo debet akan digunakan dengan cara yang sebaliknya; ketika seorang pelanggan menggunakan lebih dari tunjangan prabayarnya, atau jika ia dikenakan biaya kurang untuk jasanya. Memo debet pada dasarnya meminta lebih banyak uang dari pelanggan, sementara memo kredit, atau kredit, diterjemahkan menjadi uang yang dikembalikan atau kredit layanan dialihkan ke siklus penagihan berikutnya.
Penagihan Berbasis Pesanan
Penagihan berdasarkan pesanan dapat disamakan dengan penagihan prabayar untuk produk. Jika bisnis Anda adalah pemasok atau grosir, Anda dapat memilih untuk meminta pelanggan Anda untuk membayar penuh atau sebagian ketika mereka melakukan pemesanan. Ini membawa manfaat sebelumnya dari penagihan prabayar. Anda juga dapat meminta hanya pembayaran sebagian di muka dan pembayaran penuh di kemudian hari, di mana Anda harus mengirimkan faktur kepada pelanggan Anda yang meminta sisa pembayaran. Untuk menggunakan metode ini, Anda harus menyimpan catatan akurat tentang apa yang sudah dibayar pelanggan.
Penagihan Berbasis Pengiriman
Dalam sistem penagihan ini, Anda akan mengirim faktur dan pesanan pembelian yang merinci setiap item dan jumlah ke pelanggan Anda bersama dengan pengirimannya. Anda dapat memilih untuk meminta pembayaran penuh pada saat pengiriman, atau menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran pada faktur. Pastikan untuk memasukkan informasi kontak meja pemesanan jika ada perbedaan antara pesanan pembelian dan faktur.
