Daftar periksa kontrol internal untuk penanda cek bervariasi di antara organisasi. Setiap perusahaan harus menentukan rencana yang baik untuk manajemen risiko untuk menghilangkan potensi ketidakjujuran dan mencegah penipuan. Untuk beberapa entitas, proses dimulai dengan memesan cek dan mulai dari penyimpanan cek hingga persyaratan untuk dua penandatangan atau persetujuan khusus untuk cek yang melebihi jumlah tertentu. Tinjau peraturan secara berkala untuk memastikan mereka mencakup praktik terbaik.
Kebijakan Tertulis
Letakkan kebijakan atau kontrol internal secara tertulis yang menyebutkan kontrol organisasi untuk cek dari pemesanan dan penerimaan hingga benar-benar masuk. Alat desain yang terdiri dari dokumen dan catatan untuk mencatat semua cek transaksi dan acara penulisan. Pastikan fasilitas memiliki penyimpanan yang memadai dan program komputer memiliki keamanan otorisasi yang memadai.
Stok Cek Kosong
Banyak organisasi memiliki individu atau penjaga yang memiliki tanggung jawab untuk menyimpan lembar kontrol untuk stok cek kosong. Proses ini mungkin memerlukan langkah-langkah berikut: mencatat tanggal pengiriman cek kosong dan menunjukkan urutan cek yang diterima. Masukkan nomor cek yang hilang pada lembar kontrol. Individu yang menerima kumpulan cek kosong harus tanggal dan menandatangani untuk setiap pengiriman. Selain itu, catat tanggal dan urutan cek yang tidak digunakan dikembalikan ke penyimpanan. Verifikasi cek terakhir yang dikeluarkan; ini memastikan urutan pemeriksaan tetap utuh.
Cek & Saldo Independen
Pemeriksaan dan saldo independen membuat praktik terbaik dalam hal kontrol internal untuk penanda tangan cek. Ini termasuk memastikan jumlah cek, rekonsiliasi memiliki jumlah yang benar, termasuk cek administrasi, membandingkan aset dengan akuntabilitas yang tercatat, kontrol terkomputerisasi. Selain itu, tinjau manajemen laporan akuntansi, seperti laporan saldo jejak lama dan laporan otomatis lainnya.
Ulasan Administratif
Terkadang mungkin tidak praktis bagi suatu organisasi untuk membagi tugas; dalam hal ini, administrator harus melakukan tinjauan rutin untuk memastikan integritas proses penulisan cek. Hanya tanda tangani cek dengan dokumentasi yang tepat dan pastikan bahwa individu yang menandatangani cek mengirimkan kiriman cek dari kantor. Jika memungkinkan, jangan mengembalikan cek kepada orang yang mengelola pencairan uang tunai dan catatan hutang usaha. Sebagai kebijakan, jangan membuat cek dibayarkan ke "Tunai."
Akun terpisah
Buat minimal dua rekening bank terpisah untuk perusahaan Anda. Setor semua dana dan tanda terima di akun pertama. Transfer dana secukupnya ke akun kedua untuk menutup cek yang Anda tulis. Seorang anggota dewan atau individu yang ditunjuk lainnya harus memiliki wewenang untuk mentransfer dana ke dalam akun. Selain itu, buat akun terpisah untuk penggajian; lagi, transfer hanya jumlah yang diperlukan untuk memenuhi daftar gaji.
Tanda tangan
Beberapa papan mungkin memerlukan dua tanda tangan pada cek. Namun, mendapatkan dua tanda tangan mungkin rumit dan mengharuskan cek kosong ditandatangani terlebih dahulu. Jika kebijakan tidak berfungsi untuk organisasi Anda, ubah kebijakan menjadi persyaratan satu penandatangan hingga jumlah dolar tertentu. Juga, buat setoran langsung untuk karyawan dan gunakan layanan penggajian pihak ketiga.
