Setiap orang memiliki pengalaman layanan pelanggan yang buruk dan di zaman sekarang ini, kami mengharapkan lebih banyak untuk uang kami. Jika Anda menulis surat dengan kata yang tepat kepada orang yang tepat untuk menjelaskan apa yang terjadi, Anda mungkin mendapatkan pengembalian uang atau penggantian, tergantung pada masalah Anda.
Kumpulkan fakta. Jika Anda memiliki tanda terima dari pembelian, dapatkan di depan Anda. Pastikan Anda tahu tanggal dan waktu kejadian, serta nama karyawan yang bertanggung jawab, jika memungkinkan.
Catat keluhan Anda terlebih dahulu. Terkadang setelah pengalaman dengan layanan pelanggan yang buruk, Anda mungkin marah dan tidak berpikir rasional. Goreskan semuanya terlebih dahulu dan keluarkan dari sistem Anda!
Cari tahu kepada siapa surat itu ditujukan. Jika seorang karyawan memperlakukan Anda dengan buruk, cari tahu siapa manajer toko itu. Tampilan online atau panggilan telepon singkat akan menemukan informasi ini untuk Anda. Jika itu adalah manajer, Anda harus mencari tahu siapa pemilik atau manajer regional untuk mendapatkan surat itu ke tangan yang tepat. Banyak perusahaan besar memiliki formulir yang dapat Anda isi secara online, tetapi mereka hampir tidak pernah mendapatkan respons. Lebih baik menulis dan mengirim surat Anda sendiri.
Mulailah menulis surat Anda. Di paragraf pertama, cobalah menyebutkan sesuatu yang baik tentang bisnis atau pengalaman. Jika Anda telah berbelanja di sana sebelumnya tanpa masalah, beri tahu mereka. Menambahkan beberapa komentar positif akan membantu nada keseluruhan surat itu.
Dalam paragraf berikut, jelaskan situasinya. Sebutkan tanggal, waktu, dan nama karyawan serta perincikan tentang apa yang salah dan mengapa itu tidak dapat Anda terima.
Setelah daftar keluhan Anda, tambahkan paragraf dengan apa yang Anda minta untuk memperbaikinya. Jika Anda keluar untuk makan dan makanannya mengerikan, mintalah makanan gratis sehingga Anda bisa memberi restoran mereka kesempatan lagi. Jika produk itu sampah, minta pengembalian dana sehingga Anda dapat membeli produk yang lebih baik di tempat lain. Jika Anda hanya menulis untuk membuat mereka sadar akan situasi yang buruk, katakan itu.
Tutup surat Anda dengan lagi menyatakan sesuatu yang positif tentang perusahaan atau layanan.
Tanda tangani surat Anda dan tambahkan nama, alamat, dan nomor telepon Anda di bawah tanda tangan Anda sehingga manajer / pemilik dapat menghubungi Anda.
Cara terbaik untuk mendapatkan surat ini ke tangan yang tepat adalah dengan menyerahkannya, jika memungkinkan. Jika situasinya terjadi secara lokal, pergilah ke toko dan minta bicara dengan orang yang Anda kirimi surat. Ini akan memberi Anda hasil lebih cepat. Anda dapat menjelaskan surat itu di sana-sini atau Anda bisa menyerahkannya kepada mereka dan pergi.
Jika pengiriman dengan tangan tidak memungkinkan, kirimkan surat itu.
Beri manajer satu minggu atau lebih untuk kembali kepada Anda. Jika Anda tidak mendengar apa pun setelah jangka waktu tersebut, hubungi mereka dan tanyakan apakah surat Anda telah diterima. Sering kali, mereka mengerjakan rencana untuk mempertahankan Anda sebagai pelanggan dan kadang-kadang membutuhkan lebih dari beberapa hari untuk mencari tahu.
Jika perusahaan melakukan segalanya dengan kekuatan mereka untuk memperbaikinya, beri tahu orang-orang itu. Layanan pelanggan yang baik layak untuk disebarkan dari mulut ke mulut!
Kiat
-
Jangan menulis surat ketika Anda masih marah. Beri diri Anda beberapa hari untuk menenangkan diri jika perlu.
