Itu terjadi pada semua orang setidaknya sekali. Anda telah berbelanja, atau memiliki semacam layanan, dan Anda memiliki pengalaman pelanggan yang buruk. Secara alami, Anda mungkin akan memberi tahu semua teman Anda tentang hal itu. Namun, jika Anda ingin memastikan itu tidak terjadi lagi, salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepuasan adalah dengan menulis surat keluhan pelanggan. Tidak selalu menyenangkan untuk menulis salah satu dari ini - lagipula, satu-satunya alasan Anda melakukannya adalah karena Anda memiliki pengalaman buruk - tetapi itu dapat dilakukan secara profesional yang mungkin memberi Anda beberapa hasil yang mengejutkan. Inilah cara menulis surat keluhan pelanggan yang akan mendapat perhatian dari orang-orang yang membacanya.
Cara Menulis Surat Keluhan Pelanggan
Pertama-tama, dapatkan nama. Cari tahu yang menjadi perhatian surat itu. Jangan hanya mengirimnya ke "Perhatian: Layanan Pelanggan", karena dengan demikian tidak ada yang bertanggung jawab untuk itu. Tanyakan toko, baik secara langsung atau di telepon, siapa orang yang bertanggung jawab atas keluhan pelanggan. Setiap korespondensi harus dikirim ke perhatian orang itu. Jika mereka memiliki judul juga, pastikan untuk memasukkannya, seperti ini: "Perhatian: David Jones, Wakil Presiden Pemasaran".
Selanjutnya, tulis surat Anda. Jangan mengirim email; mereka terlalu impersonal dan mudah bagi mereka untuk menghilang ke dunia maya. Kirim surat biasa, baik ke toko itu sendiri atau ke kantor perusahaan. Buat surat Anda singkat dan singkat; tidak lebih dari dua halaman yang Anda butuhkan untuk menjelaskan situasinya.
Saat Anda mengerjakan surat Anda, sertakan spesifik situasinya. Katakan persis apa yang terjadi, seperti, "Ketika saya berada di toko Anda pada hari Selasa, 5 Maret, seorang kasir bernama Lorraine sangat kasar kepada saya." Jika memungkinkan, dokumentasikan waktu. Jika ini adalah toko atau bisnis tempat Anda memiliki akun bernomor, seperti department store atau kantor dokter, masukkan nomor akun Anda di semua korespondensi. Itu akan membantu siapa pun yang membaca surat Anda untuk menghubungkan keluhan Anda dengan siapa Anda sebenarnya.
Gunakan nada positif dan hormat. Kemungkinannya adalah bahwa surat Anda akan ditujukan kepada orang administrasi senior, yang akan bersimpati dengan situasi Anda. Daripada bersikap bermusuhan, sampaikan bahwa Anda adalah korban yang tidak bersalah. Lebih baik lagi, jelaskan bahwa Anda memahami bahwa layanan buruk itu bukan standar normal perusahaan, dan Anda tahu bisnis mereka tidak akan pernah dengan sengaja memperlakukan Anda dengan buruk. Ingatkan mereka bahwa Anda benar-benar menikmati berbelanja di sana, tetapi Anda ingin memastikan mereka mengetahui situasi layanan pelanggan yang berpotensi merusak.
Akhirnya, minta balasan. Tetapkan tenggat waktu, tetapi buatlah itu masuk akal. Katakan sesuatu seperti, "Saya berharap untuk mendengar kabar dari Anda dalam tiga puluh hari ke depan sehingga masalah ini dapat diselesaikan." Jika Anda tidak mendengar kabar dari orang yang Anda tulis waktu yang ditentukan, hubungi atau kirim surat tindak lanjut (alasan lain mengapa Anda harus mendapatkan nama seseorang pada surat itu). Apa pun responsnya, apakah itu surat permintaan maaf atau bahkan kupon untuk produk tambahan, kirimkan catatan terima kasih setelah surat itu diselesaikan. Ikuti strategi sederhana ini, dan Anda pasti akan mendapat respons positif terhadap keluhan pelanggan Anda!
Kiat
-
Jika memungkinkan, cobalah untuk menyelesaikan situasi segera setelah itu terjadi. Kemungkinannya bagus bahwa dengan berbicara langsung dengan manajer atau penyelia, Anda akan bisa mendapatkan kepuasan. Jika supervisor atau manajer toko tidak mau meluangkan waktu untuk berbicara dengan Anda, atau jika mereka memberhentikan Anda tanpa menyelesaikan masalah, maka naiklah ke tangga perusahaan.
Peringatan
Jangan membuat tuntutan yang tidak masuk akal, seperti, "Saya ingin mekanik itu dipecat!" atau "Saya berharap mendapat kompensasi atas ketidaknyamanan ini!" Kecuali Anda benar-benar telah mengalami kerusakan finansial akibat insiden tersebut, permintaan maaf sederhana adalah respons yang sangat baik.
