Organisasi yang memiliki proses manajemen kontrak dapat menghemat waktu dan uang dan karenanya memiliki keuntungan di pasar. Inti dari proses manajemen kontrak yang sehat adalah lokasi sentral di mana semua bahasa kontrak mudah diakses.
Analisis Kontrak
Tinjau kontrak untuk memastikan bahwa itu berisi semua informasi terkait. Kontrak yang solid jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab organisasi dan individu. Ini harus merinci semua kerangka waktu dan tenggat waktu, mengidentifikasi bagaimana kiriman akan diukur dan jelas mengatur pengaturan pembayaran.
Pahami Latar Belakangnya
Meluangkan waktu untuk membahas dalam organisasi peran penyedia layanan dan hubungan yang telah dikembangkan akan membantu menentukan ketentuan-ketentuan kontrak. Jika perlu, temui penyedia layanan untuk mengidentifikasi masalah yang belum terselesaikan. Hubungan yang solid dengan penyedia layanan dapat membantu membentuk kontrak yang bermanfaat bagi kedua belah pihak.
Menetapkan Protokol Pemantauan
Pastikan ada sistem untuk mengumpulkan data, memantau jadwal, melaporkan kinerja, dan mengatur pembukuan. Prosedur yang jelas menghemat waktu dan uang.
Dapatkan Dokumentasi yang Diperlukan
Sangat penting pada awal kontrak untuk mengidentifikasi semua lisensi dan dokumentasi yang diperlukan, mengkonfirmasi bahwa semua informasi terkini dan berbagi informasi ini dengan penyedia layanan.
Informasikan Semua Pihak
Anggota tim manajemen kontrak dan pemangku kepentingan lainnya harus diberi tahu awalnya tentang tanggung jawab mereka dalam proses kontrak. Tanggung jawab sepanjang masa kontrak harus diuraikan secara jelas sehingga semua anggota tim memahami tanggung jawab mereka.
Kelola Masalah
Ketika kontrak ditandatangani, masalah yang belum terselesaikan harus ditangani sehingga tidak menimbulkan masalah selama masa kontrak. Masalah yang belum terselesaikan pada saat penandatanganan kontrak harus ditulis dan solusi serta kerangka waktu disepakati. Ini juga waktu yang tepat untuk mengidentifikasi item kontrak yang akan ditinggalkan untuk pengembangan di masa depan. Barang apa pun yang memerlukan variasi dalam kontrak awal harus dicatat dan dikelola dengan hati-hati.
Nilai Transisi
Fase transisi akan hadir dalam beberapa kontrak. Pada akhir fase ini, para pihak harus bertemu untuk menilai kinerja keseluruhan kontrak. Dalam beberapa kasus, periode transisi adalah ketika rincian akhir kontrak habis; dalam hal ini, penilaian menyeluruh dari periode transisi sangat penting. Ini juga merupakan waktu untuk menentukan pengaturan kontrak seperti sumber daya yang akan dibutuhkan.
Nilai kinerjanya
Manajemen kinerja harus berkelanjutan sepanjang kontrak. Penilaian berkelanjutan atas data kinerja, melanjutkan apa yang berfungsi dan memperbaiki apa yang tidak, akan membantu menciptakan kembali ketentuan kontrak yang menguntungkan semua pihak.
Kelola Variasi
Semua kontrak harus mencakup ketentuan untuk variasi, yang harus diizinkan hanya dalam hal yang ditentukan. Variasi kontrak harus selalu didefinisikan secara tertulis dengan amandemen formal. Proses manajemen perubahan standar harus ada untuk semua variasi.
