Sebagian besar fungsi bisnis yang tidak diarahkan oleh kebijakan dan prosedur menjadi kacau dan tidak teratur. Penyimpanan catatan bukan salah satu aspek bisnis yang paling menarik, tetapi merupakan salah satu yang paling vital. Sistem yang terorganisir untuk penyimpanan dokumen menghilangkan catatan yang tidak berguna dan melindungi bisnis jika terjadi audit. Mengetahui kapan harus menyimpannya dan kapan membuangnya adalah langkah penting dalam mengembangkan operasi bisnis yang sukses.
Jadwal Retensi Universal
Semua perusahaan harus mengembangkan sistem untuk penyimpanan arsip yang universal untuk semua departemen. Itu membuat semua orang di halaman yang sama ketika datang untuk menyimpan catatan. Teliti hukum dan undang-undang untuk bisnis Anda dan sektor operasi. Misalnya, firma hukum mungkin memiliki persyaratan yang berbeda dari toko kelontong kecil. Jika perlu, konsultasikan dengan pengacara untuk membuat sistem ini. Buat indeks rencana berdasarkan fungsi dan departemen. Buat jadwal dan tetapkan kode klasifikasi.
Inventaris Catatan
Inventaris catatan adalah langkah penting dalam mengelola retensi. Ini adalah daftar akurat semua catatan, elektronik dan kertas, di dalam organisasi Anda. Daftar harus merinci judul untuk setiap catatan, seperti "Buku Besar Umum," dan lokasi dokumen. Selain itu, sertakan klasifikasi untuk catatan. Ini akan menjadi tolok ukur retensi berdasarkan jadwal perusahaan Anda. Misalnya, buat spreadsheet; kolom pertama akan menjadi judul, "Laporan Penuaan Hutang Akun." Header kolom kedua akan menjadi klasifikasi, "Hutang Akun." Kolom tiga mungkin merupakan departemen, "Akuntansi." Sisa spreadsheet dapat melibatkan lokasi, "Ruang Penyimpanan Timur, Kabinet Empat," dan kode retensi, "Jadwal A."
Penilaian Dokumen
Proses evaluasi memerlukan analisis seluruh perusahaan dari catatan di tempat untuk menghilangkan dokumen yang melebihi periode penyimpanan. Bentuk pembersihan rumah ini menghilangkan penumpukan catatan yang berlebih. Memanfaatkan daftar inventaris catatan, menghancurkan dokumen kadaluarsa. Setelah selesai, tinjau semua penyimpanan dan perbarui daftar inventaris. Selama waktu ini, periksa undang-undang untuk mengenali setiap perubahan yang diberlakukan sejak tinjauan terakhir. Jadwalkan ulasan setiap tahun, triwulanan, atau bulanan.
