Uang tunai lebih dari sekadar koin dan mata uang di dunia bisnis. Ini juga termasuk cek, transaksi kartu kredit, dan wesel. Dengan menggunakan teknik praktik terbaik untuk menangani uang tunai, Anda membantu mengurangi kesalahan dan memastikan akuntabilitas, bahkan jika jumlah uang tunai yang Anda tangani rendah. Dengan membuat dan menerapkan kontrol penanganan uang tunai, Anda dapat membuat proses yang efisien untuk mengelola pembayaran keluar dan uang yang Anda terima.
Akuntabilitas Uang Tunai
Melacak individu yang memiliki akses ke uang tunai perusahaan dan perhatikan tanggung jawab penanganan uang setiap orang. Anda harus tahu di mana uang tunai perusahaan Anda setiap saat dan dapat melacak penyimpangan pada individu tertentu. Anda dapat mencapai ini dengan memastikan setiap pembayaran memiliki tanda terima uang tunai yang dikeluarkan dan dicatat, memberikan setiap pelanggan tanda terima dan mendokumentasikan setiap transfer. Seorang penyelia harus selalu menyetujui transaksi batal atau dikembalikan dan memverifikasi setoran tunai.
Pemisahan Tugas
Ketika satu atau dua orang memiliki tanggung jawab untuk menangani uang tunai, ada risiko penipuan yang lebih besar. Dengan memisahkan tugas penanganan uang tunai di antara beberapa individu, satu orang tidak dapat memiliki kontrol atas proses penanganan uang tunai. Mintalah orang-orang yang berbeda mencatat pembayaran tunai untuk catatan pembukuan, menerima uang, dana setoran, merekonsiliasi pembayaran tunai dalam catatan pembukuan membayar tagihan dan membagikan cek gaji. Saat Anda memisahkan tugas penanganan uang tunai, setiap individu bertanggung jawab kepada yang lain dalam proses penanganan uang tunai.
Rekonsiliasi tunai
Ketika Anda memiliki praktik rekonsiliasi tunai, Anda dapat mengonfirmasi bahwa karyawan mencatat transaksi tunai dengan benar dan memiliki sistem checks and balances. Minimal, Anda harus memeriksa laporan bank Anda terhadap penerimaan dan setoran tunai Anda setiap bulan. Selain mencatat pembayaran tunai segera setelah Anda menerimanya, menghitung dan menyeimbangkan penerimaan kas Anda setiap hari dan membandingkan semua penerimaan dengan slip setoran. Selain rekonsiliasi tunai bulanan terjadwal, lakukan pemeriksaan mendadak terhadap catatan pembukuan setiap bulan.
Keamanan
Setiap kali bisnis menangani uang tunai, penting untuk menjaga uang dan karyawan tetap aman. Untuk melindungi aset keuangan Anda, selalu lakukan pemeriksaan latar belakang pada calon karyawan sebelum memperpanjang tawaran pekerjaan. Selalu simpan uang tunai di tempat yang aman dan jelaskan kebijakan penanganan uang Anda di buku pegangan karyawan. Batasi jumlah orang yang memiliki akses ke uang tunai sesedikit mungkin dan hanya memberikan kata sandi dan kombinasi untuk staf yang disetujui. Setiap tahun, atau setiap kali seorang karyawan yang menangani uang tunai meninggalkan perusahaan, ubah semua kombinasi dan kata sandi. Setiap kali seorang karyawan menghitung uang tunai, ia harus melakukannya di lokasi yang tidak dapat dilihat oleh publik atau pelanggan. Saat mengambil uang tunai dari satu tempat ke tempat lain, ingin melakukan setoran atau jika bisnis Anda memiliki kampus besar, gunakan sistem buddy. Selalu meminimalkan jumlah uang tunai di bisnis Anda semalam sehingga Anda tidak menderita kerugian besar jika terjadi kebakaran atau pencurian.
