Jika menulis surat bisnis tampaknya menakutkan, mungkin berguna untuk mengetahui bahwa semua surat bisnis harus mengikuti templat dasar. Template dapat digunakan untuk hampir semua situasi bisnis, dan dapat digunakan dalam email juga.
Tanggal
Mulailah surat Anda dengan menuliskan tanggal lengkap surat Anda sekitar dua inci dari atas di sisi kiri kertas. Di Amerika Serikat, tanggal selalu ditulis sebagai bulan, tanggal, dan tahun: 23 April 2009.
Alamat dan Salam
Turunkan satu baris dari tanggal dan letakkan alamat jalan Anda di satu baris, kota Anda, negara bagian dan kode ZIP di baris berikutnya, dan alamat email Anda di baris ketiga. Turunkan dua baris lagi dan letakkan nama penerima di baris pertama, gelarnya di baris berikutnya di bawahnya, nama perusahaannya di baris ketiga, alamat jalan perusahaan di bawahnya, dan kota, negara bagian, dan kode ZIP di bawahnya. Mulailah surat Anda dengan "Dear" dan salah satu dari Ms. atau Mr. dan nama belakang orang tersebut, kecuali jika Anda tahu orang tersebut menggunakan kehormatan lain, seperti Dr. atau Rev., diikuti dengan tanda titik dua. Bagian atas surat Anda, di bawah tanggal, akan terlihat seperti ini:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Clara Wills Direktur Sumber Daya Manusia 456 Company Road Companycity, ST 67890
Dear Ms. Wills:
Tubuh
Untuk isi surat Anda, buat setiap paragraf dibenarkan (bahkan dengan margin kiri) dan tinggalkan garis di antara paragraf. Tulisan Anda di badan surat harus profesional dan to the point: Nyatakan dengan jelas sifat surat itu, alasan Anda untuk mengirimkannya dan apa yang Anda harapkan untuk diperoleh sebagai tanggapan atas surat itu. Pisahkan setiap ide surat menjadi paragraf terpisah. Jika Anda memiliki lebih dari satu permintaan atau tujuan untuk surat Anda, sebutkan keduanya dalam paragraf pengantar Anda dan kemudian perlakukan masing-masing sepenuhnya tetapi secara terpisah dalam paragraf berikutnya. Hindari menggunakan akronim atau singkatan karena dapat menyebabkan kebingungan: Tuliskan dengan tepat apa yang Anda bicarakan. Gunakan tata bahasa dan ejaan yang tepat, dan selalu Periksa Ejaan surat Anda sebelum Anda mengirimnya.
Penutupan
Akhiri surat bisnis Anda dengan “Hormat,” atau “Hormat kami.” Masukkan empat spasi dalam surat cetak dan tuliskan nama lengkap Anda. Masuk ruang antara penutup dan nama Anda. Dalam sebuah email, letakkan nama Anda di baris berikutnya setelah penutupan.
