Musim, harapan layanan 24 jam dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan yang selalu berubah membuat alur kerja yang terorganisir penting untuk operasi hotel yang efisien. Meskipun aktivitas kerja kadang-kadang akan mengalir dalam urutan yang mulus, selama masa sibuk kegiatan yang sama ini mungkin tumpang tindih. Ini menjadikan sistem komunikasi yang efisien menjadi bagian penting dari aturan, rute, dan peran yang masuk ke alur kerja hotel yang terorganisir.
Rencanakan Alur Kerja
Buat diagram alur kerja vertikal yang mengidentifikasi setiap departemen atau area dan menggambarkan urutan tugas menggunakan kotak teks, menghubungkan panah dan angka untuk mengidentifikasi arah alur kerja. Untuk hotel kecil, ini mungkin termasuk pelanggan, meja depan dan departemen rumah tangga. Misalnya, diagram akan memecah pemesanan kamar ke setiap langkah komponennya: tamu membuat reservasi, menerima konfirmasi dan tiba di meja depan, tempat karyawan meja depan memproses check-in. Ketika tamu check-out, meja depan memproses checkout dan memberi tahu housekeeping.
Analisis Tugas
Dalam lingkungan kerja hotel, ada kalanya tugas dan tanggung jawab harus tumpang tindih. Dengan menggunakan diagram alur kerja sebagai referensi, analisis tugas yang dilakukan selama setiap shift untuk mengantisipasi kebutuhan staf yang lebih baik. Misalnya, karyawan meja depan shift ketiga mungkin dapat menangani tugas tata graha ringan dan tugas administrasi tambahan seperti memperbarui basis data reservasi atau menjawab email. Ini dapat menghilangkan kebutuhan untuk menjadwalkan tata graha semalam dan membebaskan waktu untuk karyawan shift pertama dan kedua.
Penjadwalan Karyawan
Baik penjadwalan karyawan dan tenggat waktu tugas harus fleksibel. Misalnya, jika waktu check-in normal Anda siang, kamar harus bersih dan siap pada saat itu. Namun, Anda harus menyesuaikan jadwal atau mempekerjakan karyawan sementara selama masa sibuk. Hal yang sama berlaku untuk personel meja depan. Jika Anda biasanya menjadwalkan dua orang di siang hari dan satu orang dalam semalam, Anda mungkin perlu menyesuaikan jadwal kerja - kadang-kadang dengan sedikit pemberitahuan sebelumnya - untuk memberikan cakupan yang tumpang tindih selama masa sibuk.
Perencanaan Komunikasi
Rencana komunikasi yang baik sangat penting untuk alur kerja hotel yang terorganisir. Tinjau diagram alur kerja dan identifikasi poin komunikasi kritis. Contohnya termasuk pertemuan shift-perubahan, prosedur on-call, darurat rumah tangga dan prosedur untuk memperbarui pembelian insidental yang dilakukan tamu selama mereka menginap. Misalnya, karyawan rumah tangga harus memberi tahu meja depan ketika seorang tamu memindahkan barang-barang dari kulkas kamar. Sertakan prosedur untuk mengkomunikasikan perubahan alur kerja untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan. Ini mungkin juga memerlukan pembelian peralatan tambahan seperti radio dua arah atau telepon seluler untuk karyawan yang bertugas.
