Saat ini, siapa pun dapat memulai bisnis. Menumbuhkan bisnis Anda dan mencapai kinerja puncak adalah bagian tersulit. Anda dan tim Anda harus terus meningkatkan keterampilan Anda, mempelajari hal-hal baru dan meningkatkan pengetahuan Anda. Tidak peduli seberapa bagus Anda dalam apa yang Anda lakukan, selalu ada ruang untuk perbaikan. Di situlah filosofi Kaizen masuk. Juga dikenal sebagai Proses Peningkatan Berkesinambungan, konsep ini mencakup serangkaian praktik yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas kerja. Itu dapat diterapkan untuk semua bidang kehidupan, bukan hanya dalam bisnis.
Apa itu Perbaikan Berkesinambungan?
Proses peningkatan berkelanjutan didasarkan pada Kaizen, sebuah filosofi Jepang di mana perubahan positif kecil dapat menghasilkan hasil besar. Kata ini berarti "_ ubah menjadi lebih baik "_ Dalam bisnis, ini mengacu pada kegiatan dan praktik yang dapat meningkatkan kinerja dan operasi organisasi. Pola pikir Kaizen juga digunakan dalam pembinaan kehidupan, psikoterapi, pendidikan, dan bidang lainnya.
Organisasi telah berusaha meningkatkan proses mereka selama beberapa dekade. Pada 1980-an, perusahaan Jepang mencoba menerapkan teknik manajemen tradisional dengan cara yang lebih efektif daripada perusahaan Barat. Keberhasilan internasional mereka adalah bukti nyata bahwa Kaizen bekerja dan dapat menghasilkan peningkatan signifikan di semua bidang bisnis. Beginilah metodologi ini lahir.
Perusahaan di seluruh dunia menggunakan Kaizen untuk merampingkan operasi mereka, mengidentifikasi peluang dan mengurangi pemborosan. Beberapa menerapkannya sebagai seperangkat pedoman informal, sementara yang lain melihatnya sebagai praktik formal. Perbaikan berkelanjutan sering digunakan bersama dengan metodologi lain, seperti Scrum, Lean, Six Sigma dan Kanban.
Bergantung pada kebutuhan perusahaan Anda, Anda dapat menerapkan konsep ini dalam satu atau beberapa bidang pekerjaan. Beberapa bisnis melihatnya sebagai cara untuk menciptakan dan mempertahankan budaya peningkatan berkelanjutan dalam penelitian, layanan pelanggan, pengembangan produk, manajemen dan banyak lagi. Yang lain menggunakan Kaizen untuk mendorong kerja tim dan menumbuhkan lingkungan kerja yang dinamis.
Filosofi ini dapat membantu bisnis Anda berkembang dan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu lebih singkat. Berharap untuk bekerja lebih baik dan lebih cepat, memberikan produk-produk berkualitas tinggi dan mengurangi biaya di berbagai barang, layanan, dan sistem. Pikirkan Kaizen sebagai proses bertahap, tanpa akhir yang dapat meningkatkan kinerja dan efektivitas perusahaan Anda sehingga dapat mencapai tujuannya.
Jika Anda melakukan pencarian online cepat untuk "prinsip dan praktik kaizen pdf," "kaizen," "prinsip peningkatan berkelanjutan" dan istilah serupa lainnya, Anda akan mendapatkan ribuan hasil. Konsep ini telah banyak diteliti, dan banyak buku telah ditulis tentangnya. "Menciptakan Budaya Kaizen, Kaizen: Kunci Kesuksesan Kompetitif Jepang" dan "Metode Toyota Kaizen" hanyalah beberapa contoh.
Prinsip Peningkatan Proses Kaizen
Kaizen adalah filosofi kehidupan dan metode ilmiah yang menggunakan kepercayaan dan nilai-nilai organisasi bersama dengan kontrol kualitas statistik untuk meningkatkan proses kerja. Ada beberapa prinsip peningkatan proses Kaizen, yang bervariasi tergantung pada sumbernya. Menurut beberapa ahli, ini termasuk umpan balik, efisiensi dan evolusi; yang pertama menjadi kekuatan pendorong di belakang dua lainnya.
Ahli lain mengatakan bahwa ada lima, enam atau bahkan 10 prinsip peningkatan proses. Namun, mereka semua memiliki kesamaan dan memiliki tujuan yang sama: untuk terus meningkatkan proses kerja, layanan, produk, dan bidang utama perusahaan lainnya. Mari kita lihat lebih dekat prinsip-prinsip Kaizen paling populer dan bagaimana menerapkannya dalam organisasi Anda.
Never Stop Improving
Proses perbaikan sedang berlangsung dan tidak pernah berakhir. Dengan secara bertahap membuat perubahan kecil untuk meningkatkan alur kerja dan produktivitas Anda, Anda akan mengurangi risiko dan mencapai lebih banyak dalam jangka panjang.
Peningkatan terobosan membutuhkan lebih banyak perubahan dan oleh karena itu, melibatkan biaya yang lebih tinggi dan risiko yang lebih besar. Mereka juga cenderung lebih memakan waktu. Sebaliknya, peningkatan yang berkelanjutan dan berkesinambungan memungkinkan Anda untuk terus meningkatkan praktik dan mencapai hasil yang lebih efisien dan akurat.
Toyota, misalnya, menggunakan strategi ini untuk memantapkan dirinya sebagai pemimpin industri. Daripada melakukan proyek-proyek besar, karyawannya didorong untuk mengidentifikasi masalah terkecil, menunjukkan penyebab mendasar mereka dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaikinya.
Menurut filosofi ini, terlalu banyak berfokus pada proses dan cara melakukan sesuatu dapat menghambat kreativitas dan inovasi. Manajer dan tim mereka seharusnya fokus pada peningkatan. Ini dapat dilakukan dengan mengidentifikasi peluang atau masalah, menganalisis proses dan mengembangkan rencana aksi.
Selanjutnya, perlu untuk mengimplementasikan rencana atau solusi itu, melacak hasilnya dan menyesuaikan usaha Anda. Jika semuanya berjalan dengan baik, standarisasi solusi itu dan terapkan di seluruh organisasi, prosesnya, dan bidang yang relevan.
Banyak pemilik bisnis masih terjebak dalam mentalitas lama "begitulah kami selalu melakukannya." Mereka percaya bahwa selama sesuatu bekerja, tidak perlu mengubahnya dengan cara apa pun - ini menghambat inovasi dan peningkatan. Sebagai seorang pemimpin, penting bagi Anda untuk menantang status quo setiap hari.
Katakanlah karyawan Anda telah menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris yang sama selama bertahun-tahun. Apakah Anda terus mengatakan pada diri sendiri bahwa karena program-program ini bekerja dengan baik untuk waktu yang lama, mengapa Anda akan menghabiskan ekstra untuk perangkat lunak terbaru? Bagaimanapun, karyawan Anda dibayar untuk waktu dan upaya mereka.
Yang benar adalah, staf Anda mungkin dapat melakukan lebih banyak dalam waktu lebih sedikit, mencapai hasil yang lebih baik dan menghindari kesalahan mahal dengan beralih ke program manajemen inventaris modern. Mereka akan bekerja lebih efisien dan dengan akurasi yang lebih besar, merasa kurang stres dan mengikuti tren yang terus berubah di industri. Mereka tidak lagi harus menulis laporan harian dan mengirim email bolak-balik, memeriksa kesalahan secara manual dan menghabiskan berjam-jam memperbaiki masalah yang mungkin timbul.
Ingat, tujuan utama peningkatan berkelanjutan adalah untuk mengidentifikasi, mengurangi, dan menghilangkan proses suboptimal. Ini termasuk cara karyawan Anda bekerja dan mengelola tugas sehari-hari mereka.
Orang, Aset Anda yang Paling Berharga
Proses peningkatan berkelanjutan berkisar pada kegiatan kerja tim. Ini menekankan fakta bahwa karyawan adalah aset perusahaan yang paling berharga dan bahwa gagasan mereka berharga. Karyawan yang termotivasi merasa bangga dengan pekerjaan mereka, berusaha untuk melakukan yang terbaik dan puas dalam pencapaian mereka.
Dalam survei tahun 2015, 17 persen pekerja AS mengatakan bahwa mereka secara aktif dilepaskan. Lebih dari setengahnya melaporkan tidak terlibat. Hanya 32 persen responden yang terlibat di tempat kerja.
Karyawan yang terlibat lebih cenderung berinovasi dan mencoba proses baru. Mereka juga cenderung tinggal lebih lama dengan perusahaan dan bekerja lebih efisien. Metode Kaizen membuat orang terlibat secara aktif dan merangsang kreativitas mereka, yang dapat meningkatkan keuntungan organisasi Anda.
Ukur Hasil
Dengan sistem evaluasi yang ada, sulit untuk mengatakan seberapa baik suatu proses. Tidak cukup untuk membuat perubahan kecil dan fokus pada peningkatan. Anda juga perlu mengukur hasil usaha Anda dan menyesuaikan operasi Anda sesuai.
Gunakan data untuk menentukan apa yang berhasil dan apa yang tidak berhasil. Jika upaya Anda berhasil, terapkan dalam skala yang lebih luas dan terus melacak hasilnya. Saat sesuatu berhenti bekerja sebagaimana mestinya, Anda harus memulai dari awal. Identifikasi akar penyebab masalah, curah pendapat dan implementasikan solusi dalam skala kecil dan kemudian nilai kinerja dan efektivitas setiap proses.
Peningkatan berkelanjutan bekerja paling baik di organisasi dengan tujuan jangka panjang. Berdayakan semua orang untuk mengambil bagian dalam proses ini, dari manajemen hingga departemen SDM dan penjualan. Dorong karyawan Anda untuk membagikan ide-ide mereka dan menyarankan perubahan. Lepaskan perfeksionisme dan terus mencari area yang dapat ditingkatkan.
