Tujuan dari tinjauan kinerja karyawan ada dua - untuk memungkinkan manajer kesempatan untuk memberikan umpan balik karyawan dan untuk menawarkan karyawan kesempatan untuk memberikan umpan balik kepada manajer. Ini adalah jalan dua arah yang dirancang untuk menjadi elemen penting dari proses peningkatan kinerja. Dengan memastikan bahwa karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka, dan dengan menetapkan ukuran kinerja yang baik yang dipahami oleh manajer dan karyawan, proses peninjauan dapat langsung dilakukan.
Umpan Balik untuk Karyawan
Memberikan umpan balik kepada karyawan adalah tujuan paling umum dari tinjauan karyawan, dan ini penting. Manajer akan merefleksikan periode kinerja (umumnya satu tahun) dan membahas cara-cara di mana kinerja karyawan melebihi, bertemu, atau gagal memenuhi harapan. Komentar-komentar ini seharusnya tidak mengejutkan karyawan - manajer harus memberikan umpan balik yang cukup sepanjang tahun sehingga informasi dalam tinjauan tahunan tidak mengejutkan. Setiap perubahan dalam kinerja karyawan - baik atau buruk - harus diakui dan ditangani ketika itu terjadi, tidak diadakan sampai peninjauan formal. Tinjauan ini adalah waktu untuk melihat kegiatan tahun ini, tetapi karyawan tersebut seharusnya sudah memiliki indikasi tentang apa yang mereka lakukan.
Umpan Balik Dari Karyawan
Manajer harus meminta masukan dari karyawan sebelum dan selama peninjauan. Manajer terkadang meminta karyawan untuk meninjau kinerja mereka sendiri dalam persiapan untuk sesi peninjauan. Sesi itu sendiri juga memberikan kesempatan untuk mendengar dari karyawan dan mencari tahu apakah ada hambatan yang menghambat kinerja atau jika karyawan membutuhkan sumber daya tambahan atau pelatihan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Dapat juga bermanfaat untuk belajar dari karyawan seberapa baik kinerja manajer dalam memenuhi kebutuhan karyawan dan memberikan bimbingan, konseling, dan dukungan sepanjang tahun.
Merencanakan Pertumbuhan
Jika manajer telah berkomunikasi dengan karyawan sepanjang tahun ketika masalah kinerja muncul, rapat tinjauan kinerja dapat lebih fokus pada potensi pertumbuhan daripada masalah kinerja. Ini bisa menjadi manfaat terbesar dari proses peninjauan. Peluang apa yang menarik bagi karyawan? Peluang apa yang dirasakan manajer akan bermanfaat bagi karyawan dan organisasi?
Menciptakan Tujuan yang Dapat Diukur
Tinjauan kinerja harus mencakup diskusi tujuan untuk periode tinjauan berikutnya. Sasaran harus spesifik dan berdasarkan fakta. Tugas-tugas utama yang harus diselesaikan harus diidentifikasi, demikian pula bidang kinerja yang harus diperbaiki. Sasaran-sasaran ini harus dapat diukur, sehingga karyawan dan manajer dapat dengan mudah menyetujui, pada periode peninjauan berikutnya, apakah mereka telah tercapai. Sasaran harus didokumentasikan dan kemajuan ditinjau sepanjang tahun serta pada sesi peninjauan formal berikutnya.
Merencanakan Tindak Lanjut
Manajer dan karyawan harus merencanakan pertemuan tindak lanjut untuk memastikan bahwa kemajuan akan dicapai, terutama jika bidang-bidang untuk perbaikan telah diidentifikasi. Sebagai contoh, karyawan mungkin perlu bekerja untuk menjadi kurang kritis terhadap pekerjaan orang lain. Ini dapat didiskusikan pada sesi peninjauan dan pertemuan dapat diatur untuk membahas bagaimana keadaannya - mungkin satu, dua dan tiga bulan setelah peninjauan tahunan. Ide yang bagus untuk para manajer adalah mengadakan rapat terjadwal secara rutin dengan karyawan untuk membahas kinerja dan membuat penyesuaian terhadap tujuan ketika kondisi berubah. Rencana kinerja harus cukup fleksibel untuk memungkinkan terjadinya perubahan sepanjang tahun.
