Jika Anda pernah mencari karyawan dan akhirnya menemukan - setelah meminta tiga orang yang berbeda - bahwa ia sedang berlibur atau keluar untuk makan siang, lembar masuk kerja bisa menjadi penghemat waktu yang berharga. Lembar masuk kerja dapat membantu memantau kedatangan dan kepergian karyawan, serta metode informal untuk melacak waktu karyawan dalam menghitung gaji. Selain itu, Anda dapat menggunakan lembar masuk kerja untuk menentukan proyek apa yang sedang dikerjakan karyawan.
Tentukan tujuan lembar masuk kerja Anda. Tunjuk anggota staf sumber daya manusia untuk menjaga keakuratan, kelengkapan, dan penyimpanan lembar masuk kerja. Beberapa lembar masuk adalah untuk tujuan ketepatan waktu yang digunakan penggajian untuk menghitung upah, oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mempertahankannya sebagai catatan resmi sama seperti catatan pekerjaan lainnya. Lembar masuk lainnya berguna untuk menunjukkan karyawan mana yang sedang bekerja dan di tempat itu, dan siapa yang berada di luar kantor atau sedang berlibur. Jika Anda menggunakan lembar masuk selain catatan waktu resmi, tidak penting untuk menyimpan lembar masuk sebagai bagian dari daftar gaji dan pekerjaan karyawan perusahaan Anda.
Dapatkan sensus karyawan dan urutkan karyawan berdasarkan pangkat atau jabatan, departemen, dan jabatan. Berdasarkan apa yang ingin Anda capai melalui pelacakan karyawan yang masuk, Anda mungkin ingin mencoret manajer dan eksekutif tingkat tinggi dari daftar. Jika daftar itu untuk keperluan kehadiran atau untuk menentukan kapan karyawan tertentu berada di dalam atau di luar kantor, biarkan daftar itu tetap utuh dengan nama-nama semua karyawan. Jika tujuan Anda adalah mendelegasikan penugasan kerja, tentukan apakah karyawan harus mengetahui tugas penugasan untuk manajer dan eksekutif dan sesuaikan daftar Anda.
Urutkan karyawan berdasarkan shift atau jadwal kerja. Misalnya, buat tiga daftar terpisah atau lembar masuk jika perusahaan Anda beroperasi 24 jam. Nama karyawan harus disortir berdasarkan shift siang, malam, dan larut malam.
Daftarkan nama karyawan, pertama dengan departemen dan kemudian dalam urutan abjad, pada sumbu vertikal spreadsheet Anda. Misalnya, di margin kiri sumbu vertikal, daftarkan "Sumber Daya Manusia" dan nama-nama karyawan sumber daya manusia di bawah nama departemen.
Ketik judul di kolom di sepanjang sumbu horizontal spreadsheet. Jika Anda tidak menyertakan nama departemen pada sumbu vertikal, buat kolom di sebelah kanan setiap nama karyawan untuk mendaftarkan departemen tempat karyawan itu bekerja. Lanjutkan dengan tajuk kolom seperti "Nomor ID Karyawan," dan kolom untuk " Di luar kantor. ”Untuk melacak jam kerja harian, ketik" Waktu "dan" Waktu habis ", diikuti oleh dua kolom yang sama dengan" Waktu masuk "dan" Waktu habis "untuk mencatat waktu makan siang. Pertimbangkan kolom lain di ujung kanan spreadsheet untuk catatan atau informasi tambahan, seperti tugas proyek atau pekerjaan.
Tempelkan lembar masuk kerja di tempat yang mencolok di pintu masuk karyawan dan ganti setiap hari atau sesuai kebutuhan.
Peringatan
Jika nomor identifikasi karyawan Anda sama dengan nomor Jaminan Sosial, pertahankan kerahasiaan informasi karyawan dan jangan sertakan kolom ini pada spreadsheet Anda. Gunakan penilaian independen Anda dalam keputusan Anda untuk memasukkan bentuk lain dari nomor identifikasi karyawan.
