Anda tidak akan menjadi profesional bisnis pertama yang merenungkan cara terbaik untuk menangani transmisi faksimili rahasia. Beri label "rahasia" dan Anda mungkin tanpa sadar mengundang keingintahuan dan pelanggaran privasi seseorang. Lewati saja dan konsekuensinya bisa lebih buruk. Atasi kedua masalah dengan memberi label secara jelas pada faks Anda sebagai "rahasia" pada lembar sampul faks. Kemudian masukkan beberapa gigi ke peringatan mata-off dengan menulis pesan footer rahasia di bagian bawah lembaran.
Buat dokumen baru di program pengolah kata Anda dengan margin 1 inci. Masukkan logo bisnis Anda, jika ada, di bagian atas halaman.
Pusatkan kata "Rahasia" dalam huruf tebal di bagian atas halaman. Gunakan huruf besar untuk penekanan. Di bawah, dan di tengah, tempatkan kata "Faks," "Lembar sampul faks" atau "Pengiriman faks" untuk pengenalan cepat.
Tulis “Tanggal:” “Waktu:” dan “Jumlah halaman, termasuk sampul:” di sebelah kiri lembar sampul. Spasi dua kali dan tulis "Alamat:" "Nomor faks:" dan "Nomor telepon:" pada baris terpisah. Spasi dua kali lagi dan tulis: "Pengirim:" "Nomor faks:" dan "Nomor telepon:" pada baris terpisah. Memasukkan nomor faks dan telepon adalah cara cerdas untuk menutupi pangkalan Anda, terutama jika faks hilang, salah tempat, atau tidak pernah tiba. Jika suatu nomor salah atau dua nomor ditransposisikan, Anda dapat memperbaiki kesalahan pada transmisi faks yang akan datang.
Personalisasi lembar sampul faks Anda dengan bagian yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda secara teratur mengirim faks ke orang atau departemen yang sama, Anda dapat membuat sebuah kotak dengan judul "Informasi perutean" atau "Langkah selanjutnya." Atau, biarkan opsi Anda tetap terbuka dengan membuat bagian "Komentar" sehingga Anda dapat menyerahkan -menulis catatan atau instruksi, seperti, "Tolong telepon saya segera untuk memverifikasi penerimaan faks ini."
Tulis pesan footer di bagian bawah lembar penutup faks. Mirip dengan peringatan rahasia yang Anda lihat pada beberapa email, pesan ini harus menyampaikan bahwa faks: bersifat rahasia; dimaksudkan hanya untuk penerima; dan berisi informasi yang "pengungkapan, penyalinan, penggunaan, atau distribusinya" dilarang. Ia juga harus meminta pengirim untuk menerima kwitansi yang salah - alasan lain yang baik untuk menyediakan nomor telepon di bagian atas lembar sampul faks.
