Faks adalah dokumen kunci di banyak industri karena faksimili memberikan tanda tangan faksimili yang sah. Misalnya, mereka berfungsi sebagai dokumentasi hukum dalam industri ekspor-impor, di mana para pihak sering kali terpisah ribuan mil. Sebuah negatif tentang faks adalah bahwa mereka dapat dengan mudah hilang atau dikirim ke tempat yang salah kecuali mereka memberikan instruksi khusus kepada penerima. Di sinilah lembar sampul faks masuk. Lembar sampul faks dapat berkisar dari instruksi tulisan tangan pada selembar kertas kosong hingga formulir yang dirancang secara profesional lengkap dengan logo perusahaan, perincian ruang nama, nomor telepon, kotak centang untuk detail dasar dan tempat. untuk menulis instruksi. Membuat lembar sampul faks Anda sendiri secara gratis adalah proses yang mudah.
Sumber Gratis Lembar Sampul Faks
Periksa perangkat lunak pengolah kata Anda untuk melihat apakah ada templat gratis untuk sampul faks, yang dapat ditemukan dengan mencari templat di komputer Anda. Sebagai contoh, Microsoft Word menyediakan templat (lihat Sumberdaya). Templat Microsoft, ketika dibuka, dapat disimpan ke komputer Anda jika Anda menggunakan Microsoft Word.
Buat lembar sampul faks Anda sendiri menggunakan program pengolah kata Anda dan ikuti format dasar.
Tulis tangan lembar sampul faks Anda sendiri jika Anda tidak memiliki komputer. Ini menyelesaikan pekerjaan, tetapi tidak memiliki daya tarik profesional dari sampul yang dirancang secara digital.
Format Lembar Penutup Faks
Masukkan kata "Faks" atau "Lembar Penutup Pengiriman Faks" dalam huruf besar di bagian atas lembar Anda. Ini mengidentifikasinya sebagai lembar sampul, terpisah dari dokumen yang Anda kirim.
Justify meninggalkan judul berikut dalam urutan ini, melompati garis di antara masing-masing: "Tanggal:", "Dari:", "Telepon Pengirim:" dan "Kembalikan Nomor Faks:" Ini mengidentifikasi sumber faks sehingga dengan mudah dapat dilihat. jika penerima sedang menunggunya. Mereka juga berisi informasi kontak yang diperlukan pengirim.
Lewati dua atau tiga baris dan lanjutkan dengan pos-pos berikut: "Kepada:", "Nomor Faks:" dan "Nomor Telepon:" Identifikasi penerima memastikan faks membuatnya ke tujuan yang benar. Menempatkan nomor faks penerima membuatnya lebih mudah untuk memasukkan nomor yang tepat ke mesin faks tanpa membawa catatan. Memiliki nomor telepon kontak penerima memungkinkan pengirim untuk melakukan panggilan cepat untuk mengkonfirmasi faks telah diterima atau jika rusak dalam transmisi.
Lewati beberapa baris dan tambahkan tajuk yang bertuliskan, "Jumlah Halaman Termasuk Penutup:" Menyatakan bahwa jumlah halaman termasuk lembar sampul menghilangkan kebingungan.
Lewati dua atau tiga baris dan tuliskan judul "Subjek:" Di sinilah pengirim dapat menjelaskan secara singkat dokumen terlampir.
Letakkan tajuk "Catatan:" di bawah "Subjek" sehingga pengirim dapat menulis instruksi seperti "Kirim segera kepada Ny. Jones" atau "Hubungi saya ketika Anda mendapatkan ini" atau "Silakan periksa ini, tandatangani dan kirim kembali faks."
Kiat
-
Kejelasan adalah kualitas terpenting dari sampul faks. Tebalkan judulnya jika Anda membuat lembar dalam program pengolah kata. Jika Anda menulis lembar tangan, cetak dengan jelas dan garis bawahi judul.
