Jika Anda memiliki keluhan konsumen tentang produk atau layanan yang tidak sesuai dengan harapan Anda, salah satu cara terbaik untuk memastikan kekhawatiran Anda ditanggapi dengan serius adalah dengan menulis surat keluhan. Meskipun mungkin sulit untuk menentukan cara terbaik untuk memulai surat pengaduan, ada sejumlah strategi yang dapat Anda ambil.
Mengatasi Surat itu
Mengajukan surat keluhan Anda kepada orang tertentu akan mengurangi kemungkinan surat Anda akan diabaikan atau "gagal." Mulailah surat Anda dengan mengarahkannya ke orang tertentu yang diberi wewenang untuk menanggapi keluhan Anda. Jangan lupa untuk memasukkan judul orang itu. Biasanya situs web perusahaan akan memiliki informasi mengenai siapa atau di mana harus mengarahkan keluhan pelanggan. Sebelum menulis surat Anda lakukan riset untuk memastikan Anda mengirimnya ke orang yang tepat.
Dapatkan ke intinya
Mulailah dengan judul pendek yang merujuk pada masalah yang Anda coba selesaikan, sebelum paragraf pertama Anda, dengan sebanyak mungkin spesifik. Misalnya, jika keluhan Anda adalah tentang penerbangan, sertakan tanggal perjalanan, rute, dan nomor penerbangan. Setelah pos paragraf pertama Anda harus merangkum keluhan. Langsung ke intinya dengan cepat, dalam kalimat pertama paragraf pertama Anda, dan uraikan keluhan spesifik terkait dengan barang atau jasa perusahaan. Sertakan sebanyak mungkin detail sambil tetap ringkas dan hormat.
Mulailah dengan Positif
Metode lain untuk memulai surat keluhan adalah dengan menggunakan paragraf pertama Anda untuk mengatakan sesuatu yang positif tentang produk atau layanan perusahaan sebelum meluncurkan ke keluhan Anda. Pendekatan ini menempatkan pembaca dalam posisi yang kurang permusuhan, yang dapat membuatnya lebih bersedia bekerja sama dengan Anda untuk mengatasi keluhan Anda. Mulailah kalimat pertama Anda dengan pengalaman yang menguntungkan yang Anda miliki dengan perusahaan di masa lalu, sorot beberapa atribut positif perusahaan, dan kemudian uraikan sifat keluhan Anda dalam kalimat atau paragraf kedua.
Tips Umum
USA.gov menawarkan kiat tentang cara menulis surat pengaduan yang efektif, mencatat bahwa sering kali surat cetakan dikirim melalui pos adalah cara paling efektif untuk menghubungi perusahaan. Anda juga akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika Anda menggunakan nada langsung dan non-konfrontatif; surat yang marah, mengancam atau sarkastik mungkin kurang efektif daripada surat yang tenang dan rasional. Selain itu, Anda harus menyatakan dengan jelas bagaimana Anda ingin masalah diselesaikan. Terakhir, dokumentasikan setiap langkah yang Anda ambil dan setiap huruf yang Anda tulis, dan simpan salinannya.
